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Tiempo medio de lectura: 8 minutos.

 

Este artículo explica qué son las políticas en Kanban y qué tipos debemos considerar. Asimismo comenta la utilidad de explitarlas y evolucionarlas.

 Las políticas en Kanban


Las actividades sin valor añadido y de tipo burocrático son uno de los factores que más dificultan la adaptabilidad y la rapidez de movimientos por parte de las empresas.

No es de extrañar, entonces, que la autoorganización de los equipos sea una de las características más notables de las metodologías ágiles.

Por poner un ejemplo, Kanban tiene el principio de prestación de servicios de “Gestionar el trabajo y dejar que la gente se autoorganice a su alrededor”.

Las políticas pueden llegar a restringir la autoorganización de los equipos al definir normas de más o menos obligado cumplimiento. Como mucha de la pesadez y rigidez procede éstas, resulta extraño que Kanban dé tanta importancia a las políticas y que incluso su definición sea una de sus prácticas.
 
En cualquier organización mínimamente estructurada las políticas son un elemento básico. Como palanca de control, proporcionan criterios para tomar decisiones o actuar. También limitan el acceso a recursos escasos o establecen controles para evitar riesgos.

Pero también permiten la descentralización al hacer posible que diferentes personas puedan actuar y tomar decisiones que estén alineadas entre si.



 Qué son las políticas en Kanban


En Kanban, las políticas son reglas para gestionar el proceso de prestación de los servicios solicitados por el cliente. El diseño de los procesos se plasma en políticas que guían cómo deben ejecutarse.

Bien establecidas dan una claridad y transparencia que permiten la toma de decisiones autónomas de los equipos. Proporcionan un patrón que permite una respuesta automática, sin necesidad de considerar cada vez el problema desde cero. También reducen la necesidad de comunicación entre los participantes, que se limitarán a seguir el “guión” establecido, así como la variabilidad en los resultados, al tratarse los ítems de una misma categoría de una misma forma.

Las políticas no tienen por qué ser una imposición de los escalafones más altos de la jerarquía. Pueden emerger como un acuerdo entre los miembros del equipo para asegurarse de que todos “bailan la misma melodía”, es decir, que todos tratan un mismo aspecto de la misma forma.

 Tipos de políticas en Kanban

Desde el punto de vista de Kanban nos interesan aquellas políticas que afectan a la capacidad del sistema para entregar valor. En especial a los tiempos de entrega, su predictibilidad, la calidad y aptitud para el uso de las peticiones y la adaptabilidad.

También hay otras políticas que son relevantes porque afectan indirectamente esos aspectos del proceso a través de la estructura organizativa pero que no siempre son visibles ni explícitas. Marcan aspectos como quién debe decidir o autorizar determinadas actuaciones o usos de recursos, o bien cómo se dividen las actividades a realizar entre roles, equipos o Departamentos.

Estas políticas invisibles son muy importantes porque crean actividades, dependencias y bloqueos. Y se deben ir revisando y mejorando, de forma colaborativa y con actuaciones a diferentes niveles.

Las políticas relevantes para Kanban y que deben definirse explícitamente son:

  • Diseño del tablero y las tarjetas.
  • Límites de WIP.
  • Reposición.
  • Cadencias.
  • Clases de servicio.
  • Criterios de aceptación del cliente.
  • Criterios de aptitud para el propósito.
  • Restricciones al tamaño de los ítems.
  • Del escalamiento.
  • Aceptación y abandono de ítems.
  • Criterios de abandono de ítems en curso.
  • Criterios de arrastre.
  • Puntos de compromiso en la reposición y entrega.
  • Conformación de la demanda.
  • Gestión de dependencias.
  • Métricas del sistema.

Cuando se empieza a utilizar Kanban no es necesario adoptar todas ellas dado que algunas de ellas están destinadas a organizaciones con un alto nivel de madurez.

Vamos a verlas.

El diseño del tablero y las tarjetas es un primer aspecto a definir para poder gestionar visualmente. Aquí se trata de que se adopten convenciones para representar de una forma homogénea información de un mismo tipo: tipos de ítems, niveles de prioridad, riesgo,… Si no se adoptan estas reglas, no existirá la transparencia. La misma información de fondo se expresará de formas diferentes y los participantes no hablarán el mismo idioma para referirse el estado de los ítems en el sistema ni qué es importante y qué no.

Kanban límites de WIP

Los límites de WIP requieren políticas explícitas, ya que son uno de los elementos más importantes para reducir el lead time. Debe decidirse cuál es el límite de trabajo en curso pero también el factor sobre el que se establecerá (si es un límite por persona, por equipo, por fase del workflow, por conjunto de fases (CONWIP), por clase de servicio o de cliente,…).

También debe establecerse una política de excepciones al límite de WIP. Es decir, qué circunstancias son tan importantes que permiten saltárselo. Un ejemplo típico es un evento crítico que puede poner en grave riesgo la organización como es caída del sistema informático.

La forma de realizar la reposición es imprescindible si se quiere dar adaptabilidad a nuestro sistema y predictibilidad en los tiempos de entrega. Los criterios que se utilizan en la reposición son importantes, si esta tiene una periodicidad fija o si se repone bajo demanda, etc.

La forma, periodicidad, asistentes y otros aspectos relativos a cómo realizar las cadencias de Kanban deben clarificarse también.

políticas Kanban priorización

Las clases de servicio son un tipo de políticas que ayudan a adaptarse y a priorizar la entrega del máximo valor. Consisten en una serie de categorías en las que se clasificarán los ítems y luego unas reglas sobre cómo se tratarán los ítems de cada categoría a la hora de reponerlos, secuenciarlos o asignarles recursos.

Con éstas se diferencia el servicio que se ofrece a diferentes tipos de clientes con diferentes expectativas y valor para la empresa Su existencia permite satisfacer de forma eficiente a diferentes demandas pese a tener una capacidad limitada y ofrecer una predictibilidad en los tiempos de respuesta.

Los criterios de aceptación del cliente establecen las condiciones que debe cumplir el producto o servicio para considerarse conforme a las expectativas del cliente. Deben establecerse entendiendo sus necesidades y clarifican enormemente lo que debe entregarse. Pueden extenderse con criterios de aptitud para el propósito.

Una cosa que puede bloquear la entrega del sistema es un ítem -proyecto o servicio- extremadamente grande. Consumirá durante un largo período la capacidad del sistema y frenará la entrega de valor. Para hacer más fluida la ejecución es habitual establecer una política que defina restricciones al tamaño de los ítems. Cualquier ítem mayor pongamos, de 10 días persona, deberá dividirse en varios ítems menores.

Deben determinarse asimismo políticas para el escalamiento de los problemas y bloqueos que no pueda resolver el equipo, condiciones para hacerlo, los plazos a partir de los cuáles hacerlo en función de la clase de servicio y a quién debe hacerse.

Nuestro equipo o proceso no debe aceptar automáticamente cualquier solicitud que le llegue. Éstas deben cumplir una serie de criterios de aceptación de peticiones, para que lo consideremos adecuado para ser trabajado por nuestro sistema como, por ejemplo, estar claramente definido, ser factible técnica y económicamente, etc.

De la misma forma, en ocasiones se solicitan servicios que quedan continuamente desplazados por nuevos ítems que se consideran más valiosos. Es útil tener criterios para descartar peticiones que se consideran desfasadas desde un punto de vista de oportunidad. Esto evitará que el backlog crezca hasta dimensiones inmanejables y también que se empiece a trabajar en alguno de ellos por error. De la misma forma, deben existir claridad en los criterios para descartar ítems en curso.

Los criterios de arrastre (pull criteria) son las condiciones que debe cumplir un ítem para ser arrastrado por la fase siguiente del workflow. Incluyen los criterios de aceptación por la fase siguiente -como que esté adecuadamente preparada– pero también los aspectos que determinan su nivel de prioridad respecto a otros ítems también listos para ser empezados, como la clase de servicio, fecha límite o deseada, edad del ítem, etc.

Los puntos de compromiso de los ítems deben establecerse, ya que los ítems que lo traspasen podrán empezarse a trabajar enseguida en función de la capacidad disponible. A partir de este momento empezará a calcularse el lead time. De la misma forma debe estar claro el punto de entrega, en el que se debe de cumplir los criterios de aceptación, consideraremos completado el ítem a nuestros efectos y pararemos el cronómetro.

Seguramente nuestro sistema tendrá variaciones en el volumen y mix de su demanda. Los hoteles, que tienen una capacidad máxima fija, intentan suavizar estas oscilaciones bajando precios en la temporada baja y aumentándolos en la temporada alta. Con esto se intenta alterar la forma de la demanda. Las políticas de conformación de demanda establecen una serie de restricciones ayudan a evitar oscilaciones que creen un exceso de demanda o un exceso de capacidad de algún tipo de trabajo. Un ejemplo son límites a la cantidad de ítems urgentes que puede solicitar algún tipo de cliente.

Las dependencias pueden crear retrasos que afecten a los resultados de nuestro sistema. Es conveniente introducir políticas sobre las dependencias que ayuden a mantener un flujo estable y predecible como, por ejemplo, SLAs sobre dichos servicios dependientes. Otras políticas pueden ser el establecimiento de una evaluación periódica de su impacto para el acuerdo de acciones de mejora.

Las métricas del sistema también deben precisarse, indicándose su definición, propósito y forma de cálculo para que estas sean consistentes y ayuden a la evaluación y mejora.

Hasta aquí hemos visto las políticas más relevantes en Kanban. Su evolución es fundamental para la mejora del sistema. Si no se modifican aquellas políticas que introducen problemas o retrasos, o no se introducen nuevas políticas que ayuden a agilizar el sistema, poca mejora podrá haber.

Si quieres empezar a aplicar sus prácticas, puedes aprenderlas con nuestros cursos oficiales de Kanban University.

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David Coloma Accredited Kanban Trainer

David Coloma es Accredited Kanban Trainer y Business Agility Coach. Además de este blog, publica contenido frecuentemente en las redes sociales.

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