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Panel Kanban

Tiempo medio de lectura: 15 minutos.

En este artículo aprenderás cómo crear un tablero Kanban con el que visualizar el estado de tus servicios mejora la colaboración del equipo y la toma de decisiones.

De esta manera conocerás las claves para establecer ese pilar básico para la transformación ágil.

 

Crear un tablero Kanban es el pilar de la visualización

Crear un tablero Kanban es el primer paso para poder gestionar y mejorar el sistema.

Sin él, la práctica de la visualización quedará coja.

Para gestionar de forma efectiva ayuda mucho hacer transparente el estado del sistema, sus recursos, donde están los ítems y qué obstáculos hay. Eso permite mejorar la colaboración y la toma de decisiones, al hacer compartida la comprensión del sistema.

Un aspecto fundamental es que un buen proceso es aquél que hace evidente de forma inmediata cuáles son sus problemas. Cuando esto se consigue entonces se puede y se debe actuar para su resolución.

Imagínate que tienes una To-Do list –lista de tareasvisual donde puedes ver en qué estado está cada tarea. Eso, de forma caricaturesca, viene a ser un tablero Kanban.

Únicamente que en lugar de representar tareas se “pintan“ peticiones, entregables o servicios para clientes.

Para conseguir esa visualización se utilizan principalmente las tarjetas y el tablero.



Metodología colaborativa de aprendizaje

Qué representan las tarjetas en el método Kanban

Las tarjetas representan los ítems -que son peticiones o servicios, es decir, trabajo intangible que de otra forma puede ser muy difícil de ver.

Es importante remarcar que los ítems no son tareas sino que son entregables al cliente o partes de estos entregables. En otras palabras, identifican no actividades que se realizan -que significa adoptar una visión interna- sino objetos que tienen valor para el cliente -lo que significa una perspectiva externa.

Las tarjetas pueden tener diferentes tamaños, colores o decoradores que indiquen el estado o naturaleza del ítem.





Qué representa el panel Kanban

El tablero Kanban (también llamado panel o pizarra) es un panel en el que se delimitan unos espacios en columnas que representan las fases del workflow o principales workflows del sistema.

También se pueden crear carriles horizontales en el tablero Kanban: los swimlanes. Se puede utilizar estos carriles para resaltar información que nos interese:

  • Ítems de diferentes tipos.
  • Ítems pertenecientes a diferentes proyectos.
  • Ítems pertenecientes a diferentes clientes.
  • Ítems que sean trabajados por diferentes equipos o departamentos.
  • Ítems pertenecientes a diferentes clases de servicio.
  • Ítems que tienen workflows diferentes.
  • Etc.

Las tarjetas se colocan en la parte del tablero que indique el estado en el que se encuentra el ítem al que representa.

De esta manera, se puede ver qué nivel de progreso tiene cada ítem, es decir, en que fase se encuentra y si los ítems están fluyendo (progresando) a través del sistema o bien están bloqueados.

Alguna de la información sobre los ítems que se puede representar con swimlanes del tablero puede indicarse alternativamente a través de diferentes tamaños, colores o decoradores de las tarjetas.

Las políticas también deben visualizarse, situándolas junto al tablero. Éstas deben ser concisas para facilitar una aplicación coherente de las mismas.



Metodología activa de aprendizaje del método Kanban

Cómo crear un tablero Kanban con el método STATIK

El método Kanban adopta una visión de sistemas para crear e implementar el panel con el que visualizar el estado del sistema. En esta conceptualización se utiliza el método STATIK, que responde a las siglas de Systems Thinking Approach to Implementing Kanban y en él se utiliza este pensamiento para entender la situación actual.

STATIK tiene una serie de pasos para crear el tablero Kanban:

  1. Identificar los diferentes servicios que realiza el sistema.
  2. Definir qué hace apto para el propósito a los diferentes servicios para sus clientes.
  3. Entender las causas de insatisfacción con el sistema.
  4. Analizar la demanda.
  5. Analizar la capacidad del sistema.
  6. Modelar el workflow.
  7. Establecer las clases de servicio.
  8. Diseñar el sistema Kanban.
  9. Discutir el diseño del tablero y del sistema y negocia su implementación.

Se realizará una iteración de estos pasos dado que deberán realizarse ajustes por la información obtenida en los pasos.

Se parte del supuesto de que los participantes en este ejercicio ya disponen de una formación apropiada para entender cómo se gestiona con un sistema Kanban.

Vamos a ver los diferentes pasos de una forma muy resumida.

Identificar los servicios

Aquí se realiza una clasificación de los servicios que se han entregado en los últimos tiempos, agrupándolos por tipología o naturaleza.

La idea es definir unos cuantos tipos de servicios -no un número demasiado elevado – sobre los que se irán realizando las fases siguientes.

Definir la aptitud para el propósito de los servicios

Para cada uno de los servicios se identificarán los criterios que los convierten en apropiados para el objetivo que tiene el cliente al solicitarlo, es decir, qué los hace aptos para el propósito.

Esto requiere investigar a los clientes y determinar qué nivel de insatisfacción tienen y cuáles son las causas del mismo.

Los criterios por los que el cliente evalúa el servicio recibido -y que lo convierten en apropiado para él- son:

  • Lead time de entrega.
  • Criterios de calidad.
  • Seguridad y conformidad.
  • Precio y coste de uso.

Entender las fuentes de insatisfacción

A través de este paso y del anterior se despliega el principio de orientación al servicio de entender las necesidades y expectativas de los clientes.

Aquí se intentan entender los factores de insatisfacción interna y las del cliente.

Entre los elementos que internamente causan frustración se encuentran las causas de retrasos y bloqueos así como las causas de problemas de calidad.

Respecto a la insatisfacción de los clientes hay que entender las expectativas que no se cumplen y las causas de dicho incumplimiento. Para ello se puede consultar a los clientes o revisar las quejas o de las cuestiones típicamente planteadas en los momentos de presión por parte de los clientes.

Análisis de la demanda

En este paso se examina la demanda (los ítems solicitados):

  • Cuál es su naturaleza.
  • Qué origina la demanda.
  • Cuál es la distribución de tamaños de los ítems.
  • Cuál es su evolución.

Es importante conocer las fuentes de variabilidad por parte de la demanda hay eventos externos que provoquen estas fluctuaciones. Pero también es importante determinar el patrón de la demanda, es decir, si esta:

  • ¿Es estable?
  • ¿Crece?
  • ¿Se reduce?
  • ¿Oscila siguiendo algún patrón cíclico o estacional?

Análisis de la capacidad

Aquí se analizan las métricas y la capacidad de entrega del sistema, en particular:

  • Cuál es la capacidad del sistema para producir servicios (total y de cada fase o área).
  • Qué recursos participan.
  • Qué habilidades tienen los recursos.
  • Qué disponibilidad tienen.
  • Qué dedicación exige el servicio a los diferentes recursos.

También es importante identificar posibles fuentes de variabilidad que haya en la capacidad.

Modelado del workflow

En este apartado se analiza el value stream. Se hace un borrador de la secuencia de las principales actividades que siguen los ítems para progresar desde un punto de vista de valor añadido.

La definición del workflow debe realizarse a un nivel relativamente macro y evitar establecer muchos pasos de pequeño contenido. Cuanto más intricado sea el flujo de trabajo más difícil se hará apreciar al golpe de vista el estado de los ítems.

Establecer las clases de servicio

Aquí se establecen una serie de categorías referentes al nivel de urgencia o valor de los ítems. Las clases de servicio servirán para clasificar a los ítems en ellas y asignarlos más o menos recursos y prioridad a la hora de entregarlos.

Las diferentes clases de servicio tendrán asociados acuerdos o expectativas de nivel de servicio (SLAs o SLEs), ya sea explícitos o implícitos.

Para facilitar la aplicación conviene definir un número reducido de clases de servicio.

Una clasificación típica en Kanban suele ser utilizar los tipos de coste del retraso.


Prototipo pizarra Kanban

Diseñar el sistema Kanban

En este paso se creará, en primer lugar, el diseño del tablero. Se analizan los principales workflows que se dan.

Aquí se definirán las columnas de acuerdo con los pasos seleccionados del workflow o workflows y, si corresponde, los swimlanes según el criterio que sea más relevante adoptar.

También se efectuará, en segundo lugar, el diseño de las tarjetas, decidiendo la información que deben incluir.

En tercer lugar, se decidirán las políticas que se deben aplicar. Estas políticas incluirán:

  • Límites de WIP a aplicar y las partes del sistema afectadas.
  • Criterios que deben cumplir los ítems que se arrastren al sistema (Definition of Ready).
  • Criterios que debe cumplir un ítem completado (Definition of Done).
  • Reglas de reposición, priorización y triaje.

En cuarto y último lugar se establecerán las diferentes cadencias o reuniones que se realizarán, su periodicidad, duración,…



Como crear un tablero Kanban

Discutir el diseño del tablero y del sistema y negocia su implementación

Una vez se ha creado el tablero Kanban, debe ser comunicado y discutido de una forma abierta a introducir cambios. La razón es obtener la aceptación del mismo para realizar la gestión del sistema utilizándolo.

Otros aspectos que deberán considerarse más adelante son las métricas a utilizar y otros aspectos colaterales.

Cabe decir que el diseño del tablero seguramente sufrirá modificaciones ya que el equipo detectará oportunidades de mejora del tablero creado que sólo resultan evidentes al trabajar con él.


Diseñar el tablero Kanban

Cuando se crea un tablero Kanban es fundamental jugar con las columnas y las filas para transmitir información.

Las columnas proporcionan información del estado del ítem.

El tablero suele tener en su versión más minimalista cuatro columnas:

  • Backlog”, con los ítems solicitados por los clientes pero que no han entrado todavía en el sistema.
  • Next“ o ”Ready”, con los ítems que todavía no se han iniciado pero que se han seleccionado en la reposición para ejecutarse próximamente.
  • Doing” o “In progress”, con los ítems que están en curso.
  • Done” con los ítems que se han finalizado.

Si estamos hablando de servicios que no tienen un periodo de ejecución muy corto, las columnas anteriores serán un tanto primitivas para representar el estado del trabajo.

Por esta razón la columna “Doing” suele desglosarse en otras columnas para representar las diferentes fases que pueden seguir los ítems.

Por ejemplo, cuando se crea un tablero Kanban en proyectos de desarrollo informático, las columnas del “Doing” pueden ser:

  1. Análisis.
  2. Diseño.
  3. Desarrollo.
  4. Testing.
  5. Despliegue.

Dado que en Kanban se funciona con un sistema pull, una fase no envía de forma automática los ítems que finaliza a la fase siguiente sino que espera a que la fase siguiente arrastre los ítems que ha finalizado cuando tiene capacidad disponible.

Así pues, se necesita distinguir los ítems que ha finalizado una fase y los que todavía tiene en curso. Por esto se acostumbran a subdividir las columnas de las fases de los servicios en curso en “In progress” (o “Doing”) y “Done”.

Por ejemplo “Análisis – Doing” y “Análisis – Done”.

Las filas o swimlanes se utilizan para proporcionar información como distinguir entre diferentes características del ítem (naturaleza de ítem o clase de servicio), entre diferentes equipos que pueden ejecutarlos o bien ítems que tienen workflows diferentes.

Si definimos los swimlanes por naturaleza del ítem, podríamos tener alternativamente swimlanes para:

  • Ítems de proyectos e ítems de incidencias.
  • Ítems del proyecto A, del proyecto B, del proyecto C.
  • Ítems urgentes, ítems normales, ítems aplazables.
  • Ítems de la categoría de clientes A, de la categoría B,…
  • Ítems con el workflow A, con el workflow B y con el workflow C.

¿Qué pasa si tenemos alguna fase que es opcional o se puede ejecutar sin un orden definido?

Pues que esto es puede representar a través de una columna dividida en segmentos verticales donde cada segmento represente una de las fases con estas propiedades.

Diseñar las tarjetas en Kanban

Las tarjetas muestran información relativa a la identidad, características de la petición así como de su estado. Es información como:

  • El código del ítem.
  • Descripción del ítem.
  • La urgencia o clase de servicio del ítem.
  • Fecha de inicio del trabajo (generalmente la fecha en la que se arrastra al “Next”.
  • Fecha de finalización, que es la fecha en la que se pasa a la columna “Done”.
  • Fecha límite, en la que la petición debe estar finalizada, en caso de que tenga.

Otra información que se puede mostrar es:

  • Persona asignada al ítem.
  • Si la tarjeta está bloqueada, pudiendo registrar la fecha de bloqueo y desbloqueo así como la causa.
  • Requisitos o pasos especiales que pueda necesitar el ítem.
  • Relación con otros ítems, especialmente, si pertenece a otros ítems más grandes o si otros ítems más pequeños se derivan de este ítem.
  • Si el ítem está causado por algún defecto o problema (p. Ej. Reproceso por mala definición o comprensión inicial del mismo,…).
  • Riesgos especiales relevantes para el ítem.
  • Contador para fechas límite o SLAs.
  • Dependencias.

Esta información se puede representar mediante pistas visuales como el color de la tarjeta, su tamaño, gomets u otros decoradores, tamaño o color de texto, incluso la posición del ítem.

Otros elementos visuales

Existen además otros tipos de elementos visuales que se pueden utilizar para aportar más información:

  • Avatares.
  • Políticas.

Los avatares son fichas que representan a miembros del equipo (generalmente con una foto, caricatura de la persona real o con un personaje de ficción que les gusta.

Al situar el avatar sobre un ítem se informa del miembro del equipo que lo está trabajando. Si se obliga a sólo poder trabajar en un ítem si hay fichas libres, el número de fichas de avatar para un mismo miembro del equipo puede utilizarse para limitar el WIP.

Las políticas utilizadas pueden ponerse junto al tablero en una o unas pocas hojas.

Poner las políticas junto al tablero facilitará que se apliquen de forma consistente los criterios para definir las clases de servicio, priorizar los ítems, representar la información, etc.


Tableros Kanban físicos vs digitales

Una cuestión final a la hora de implantar un sistema Kanban es si utilizar un tablero físico o uno digital. Puedes profundizar en esta cuestión en este artículo.

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Puedes profundizar en Kanban con nuestro curso de Kanban.

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