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Pocas cosas hay que temamos más que a las reuniones.
Básicamente porque el retorno del tiempo invertido suele ser bajo o negativo: reuniones largas de las que sólo una parte muy pequeña ha sido útil y que sólo sirven para que otro trabajo se acumule; reuniones inconclusivas, de las que no salen decisiones ni soluciones, de las que sale más trabajo pero que no resuelve los problemas.
Reuniones eficientes
Las reuniones Kanban son diferentes. Son ágiles. Centradas en resultados concretos que ayudan al sistema. Siguen una cadencia (periodicidad) regular, con lo que ya sabemos por defecto cuando se realizan y no conllevan tiempo para organizarlas.
Debido a esa recurrencia a las reuniones se las llama cadencias en Kanban. A través de estas se aplica la práctica de implementar ciclos de feedback con los que se obtiene información y se realizan las acciones para gestionar y mejorar el sistema, adaptándolo a las nuevas condiciones.
Entre las cadencias de Kanban hay reuniones, en las que el objeto es la coordinación, y revisiones, en las que el propósito es la mejora.
Son reuniones que han de ser vivaces, con ritmo, excitantes. Deben ser participativas, motivadoras y muy interactivas, breves, yendo al grano para dar el máximo resultado.
Por esto han de ser dinamizadas para obtener estos resultados a través de diferentes técnicas para la generación de ideas y toma de decisiones como las estructuras liberadoras (liberating structures), técnicas de voto, etc.
Qué reuniones básicas hay en Kanban a nivel de equipo
A nivel de equipo hay al menos tres reuniones básicas de Kanban que ayudan a un equipo a planificar, coordinar y mejorar su desempeño:
- Reunión de reposición.
- Daily Kanban.
- Revisión de entrega del servicio.
Estas tres reuniones es muy recomendable que se realicen de la forma descrita a continuación.
Reunión de reposición (replenishment) del Kanban
En esta reunión se realiza la priorización de los próximos servicios (ítems) a prestar.
Los participantes pueden incluir a stakeholders o clientes (o, al menos, incluir sus inputs).
En la reunión se presenta información sobre los ítems que están listos para ser arrastrados al sistema, se tratan las dependencias y riesgos así como los aspectos de especial atención.
A partir de esto se analizan las opciones disponibles y se deciden cuáles son los ítems con los que se repondrá la columna en la que se comprometen los ítems (“Next” o “Ready”) hasta llegar al límite de WIP definido para la misma.
Las decisiones se documentarán de la forma adecuada. En la forma más minimalista será sencillamente arrastrando las tarjetas a la columna “Next” y, de una forma más elaborada en un sistema electrónico, será registrando los aspectos pertinentes en la tarjeta.
La reunión de reposición se recomienda que tenga una periodicidad semanal.
No obstante, se puede realizar con un intervalo fijo (p. ej. quincenalmente, semanalmente o, incluso, diariamente), si el ritmo lo justifica. Pero también puede dispararse si se da un cierto evento (p. ej. Si el número de ítems en la columna de “Next” baja de un cierto número (p. e. 5).
Finalmente, para garantizar la eficiencia de la reunión, la duración debe ser la apropiada a la periodicidad de la reunión, aunque es recomendable establecer una duración máxima que sea, preferiblemente, no muy dilatada.
Como apunte personal, buena parte de las reuniones de reposición a las que he asistido han durado entre quince y treinta minutos para periodicidades quincenales, en equipos con una cierta madurez que ya han refinado y preparado los ítems candidatos.
Reunión diaria de Kanban (Daily Kanban o Kanban Meeting)
La Daily Kanban es una reunión que se realiza diariamente para coordinar el trabajo dentro del equipo. Se efectúa a la misma hora y lugar ya que esto elimina la necesidad de coordinación para establecerla.
Se produce ante el tablero Kanban, que previamente debe estar actualizado por parte de los participantes.
Es una reunión que debe ser breve -de hecho es mejor si está limitada –time-boxed– p. ej. a 15 minutos.
Los tres aspectos típicos de la Daily Scrum -qué hice ayer, qué haré hoy y qué impedimentos hay- quedan soslayados con el tablero Kanban. El motivo es que el primer y tercer punto los muestra el tablero de forma visual y el segundo está claro si hay políticas definidas sobre cómo tratar los ítems de las diferentes clases de servicio.
Por esto es conveniente priorizar la conversación hacia finalizar los ítems con lo que se recomienda tratar los ítems de derecha del tablero a izquierda, es decir, desde los más próximos a su finalización hacia los más lejanos.
Esto enfoca la conversación hacia completar los ítems y resolver los problemas que bloquean el progreso como retrasos, aprobaciones, problemas técnicos, falta de información o validaciones.
Revisión de la entrega del servicio (Service Delivery Review)
En esta reunión, que viene a ser una retrospectiva, se revisa la entrega del servicio en el período de análisis. En concreto:
- Se analizan métricas de los servicios entregados y comparan con las expectativas (SLAs, objetivos, criterios de aptitud, etc.).
- Se identifican desviaciones y causas.
- Se evalúan opciones de acciones correctivas.
- Se deciden las acciones de mejora
Aquí pueden utilizarse las prácticas y herramientas habituales de las retrospectivas ágiles.
En Scrum la planificación y la retrospectiva se realizan una vez por sprint, respectivamente al inicio y al final.
La revisión de la entrega del servicio se recomienda que tenga una periodicidad quincenal pero puede adoptarse una que sea conveniente.
Puede tener una periodicidad desacoplada de la de reposición, adoptando un ritmo que tenga sentido de acuerdo con las circunstancias y la afluencia de nueva información. Así, la reposición y la revisión de la entrega del servicio pueden realizarse, p. ej., de forma semanal y mensual respectivamente.
La duración no está establecida pero se recomienda que se asegure que sean efectivas y se establezca una duración máxima que permita analizar los hechos ocurridos de la periodicidad. Con una duración de unos 90 minutos para una periodicidad de un mes se acostumbran a cubrir sobradamente la mayoría de estas revisiones.
Qué reuniones optativas pero recomendadas hay en Kanban a nivel de empresa
Las cadencias que se indican a continuación no son obligatorias sino recomendadas. No son reuniones de equipo sino de la Alta Dirección y la Dirección intermedia.
Por un lado, lo importante de las revisiones que se indican no es introducir nuevas reuniones que sobrecarguen al personal. Lo esencial es que se traten los temas que forman parte de la agenda de cada una -analizándose la información y tomando las decisiones pertinentes-, independientemente del foro en que se haga.
Por otro lado, la periodicidad que se recomienda más adelante debe ajustarse a las necesidades particulares de la organización para asegurarse que no sea una frecuencia ni demasiado corta ni demasiado larga.
Reunión de Planificación de las entregas (Service Delivery Planning)
En esta reunión se planifica y hace seguimiento de las entregas a los clientes. En la misma se examinan los próximos ítems a entregar y la probabilidad de hacerlo dentro de los plazos esperados. Una vez hecho esto, se toman las decisiones para intentar conseguir los compromisos indicados, entre las cuales figura el cambio de las clases de servicio de los ítems afectados.
La frecuencia propuesta para esta reunión es una por cadencia de entrega (lo que vendría a ser una iteración).
Revisión de Riesgos
En la Revisión de Riesgos se estudian los eventos y situaciones que pueden amenazar la entrega de servicios y se toman las decisiones para asegurar el flujo, la predictibilidad y la satisfacción del cliente.
La periodicidad sugerida es mensual.
Revisión de Operaciones
La Revisión de Operaciones examina la cartera de servicios para reasignar recursos con el objeto de posibilitar la entrega de valor.
Se sugiere una periodicidad mensual.
Revisión Estratégica
En la revisión estratégica se analiza la capacidad de supervivencia de la compañía.
Se evalúa si la cartera de servicios, la aptitud para los clientes y la identidad de la empresa (misión, visión, valores, capacidades) son relevantes para afrontar la evolución del entorno (mercado, competidores, tecnología, cambios,…) y los riesgos que pueden aparecer.
La frecuencia sugerida es trimestral.
After meetings
Además de lo anteriormente indicado se pueden dar los after meetings, encuentros espontáneos e informales que realizan los afectados o interesados en cierto problema al finalizar alguna de las reuniones anteriores.
En las after meetings deben analizarse los problemas y decidir acciones de mejora de los problemas que las han originado.
Diferencias de las cadencias en Kanban respecto a los eventos de otras metodologías ágiles
Una de las características de las reuniones de Kanban es que sus características deben adaptarse a las necesidades y contexto concreto cada sistema.
Esto permite que unas cadencias estén desacopladas unas de otras. En otras palabras, unas pueden realizarse con una frecuencia diferente. Así por ejemplo, la periodicidad de la reposición puede ser diferente de la revisión del a entrega para adaptarse a los ciclos de generación de nueva información y de gestación de los resultados de las acciones realizadas.
Las reuniones también pueden realizarse bajo demanda, siempre que se de un evento que las justifique.
Por otro lado, no tienen duraciones ni periodicidades -con la excepción de la reunión diaria- prescritas, sino que son recomendaciones dejadas a la discrecionalidad y al buen criterio de los responsables.
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