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Beneficios e inconvenientas de paneles Kanban físicos versus electrónicos

Tiempo medio de lectura: 10 minutos.

En este artículo detalla las ventajas y desventajas de un tablero Kanban físico vs uno electrónico como herramienta de gestión visual.

Esta es una de las grandes preguntas de los equipos que empiezan a utilizar este método ágil.

Esta elección exige hacer trade-offs entre puntos fuertes y débiles de uno u otro y por esto se indican los factores que debes  considerar para decidirte entre uno u otro.

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Tablero Kanban físico vs electrónico.

Esa es la cuestión.

Al menos cuando quieres empezar en la implantación del método Kanban y debes seleccionar una herramienta de visualización.

En este artículo te comentamos cuáles son las ventajas e inconvenientes del tablero Kanban físico vs el electrónico para que sepas cuándo te puede ir mejor utilizar uno u otro.


Tablero Kanban físico vs electrónico: el gran dilema

El tipo de tablero utilizado marcará las posibilidades y forma de colaboración del equipo, pero también la integridad y facilidad de acceso a la información a demanda.


Ventajas del tablero Kanban físico

El tablero físico tiene una serie de ventajas bastante destacadas:

  • Mejor visualización.
  • Mayor interacción con el tablero, que mejora la implicación.
  • Mejor participación y colaboración.
  • Rápida configuración y puesta en marcha.
  • Bajo coste de operación.



La mejor visualización del tablero físico permite ver de un golpe de vista toda la información. Pero también se obtiene a través de múltiples formas de indicar información (posición de la tarjeta en el eje vertical u horizontal, tamaño de la tarjeta, stickers de diferentes formas, rotación de la tarjeta, avatares,…) que se pueden utilizar en los paneles físicos y que no es posible hacer en los tableros electrónicos (o en bastantes de ellos).

La interactividad con el tablero Kanban físico es mucho más elevada. No sólo interviene poderosamente el sentido de la vista sino también el kinestésico, con el tacto y movimiento. Los miembros mueven y tocan las tarjetas, comentan de pie el estado, se mueven y se miran bastante entre ellos.

Los aspectos anteriores hacen que la participación y colaboración del equipo sea mucho mayor.

La configuración y puesta en marcha de un tablero físico es sencilla y rápida. Con unos pocos trazos se pueden establecer configuraciones del tablero complejas que muchas soluciones de tableros Kanban electrónicos ni siquiera pueden realizar (p. ej. carriles con diferentes workflows o columnas divididas para actividades concurrentes o no secuenciales).

Finalmente el tablero físico tiene un bajo coste de operación, sin gastos recurrentes (o muy bajos).

Todos estos son puntos a favor de la versión no virtual en esta disputa entre tablero Kanban físico vs electrónico.



Inconvenientes del tablero Kanban físico

El tablero Kanban físico tiene una serie de desventajas:

  • Un espacio dedicado.
  • Posibilidad de alteración no deseada.
  • Requiere equipos co-localizados.
  • Generación manual de métricas.

El tablero físico requiere que el equipo tenga un espacio dedicado adecuado -especialmente una pared próxima- para las reuniones del equipo, lo cual no siempre es posible en los espacios que albergan la empresa -espacios abiertos o edificios con características peculiares que lo dificulten o impidan-, o para equipos interdepartamentales formados ad hoc para gestionar un proyecto a tiempo parcial.

No tener un espacio propio puede llevar a que la información en el tablero sufra una alteración no deseada en un espacio abierto. Alguien que pase por ahí puede hacer caer o juguetear con el tablero y eso tiene las consecuencias que podemos imaginarnos.

El tablero Kanban físico requiere, o al menos funciona mucho mejor con, equipos co-localizados. Si hay equipos en diferentes ubicaciones siempre se puede recurrir al sticky buddy, a un compañero que actualiza las tarjetas del equipo que está en otra ubicación en nuestro tablero (y viceversa). Pero esto no deja de tener sus inconvenientes.

Otra desventaja del tablero físico es la generación manual de métricas, lo que provoca un mayor coste de elaboración. Si estamos hablando de un pequeño número de ítems finalizados por semana, el esfuerzo de registrarlos en una hoja de cálculo no será muy relevante. Pero si el volumen es mayor, esto se agravará y pueden aparecer errores e inconsistencias, aparte del problema de no tener los datos para el análisis en tiempo real.



Ventajas del tablero Kanban electrónico

El tablero electrónico tiene una serie beneficios:

  • No es alterable por terceros.
  • Independiente del espacio disponible.
  • Mejor colaboración con equipos distribuidos.
  • Generación de métricas automática.
  • Posibilidad de confidencialidad.

Una gran ventaja del tablero Kanban electrónico es que no es alterable por terceros. No hay que temer que la señora de la limpieza o los participantes de una reunión posterior muevan tarjetas por error.

Otra cuestión es que el tablero electrónico es independiente de la disponibilidad de espacio por el equipo. No se necesitan espacios dedicados ni existen los problemas del tablero físico en este aspecto.

La colaboración es mejor en equipos distribuidos. Cuando una parte del equipo modifica el estado de un ítem, el resto del equipo -independientemente de donde esté- puede verlo. Y este es un aspecto importante.

Por otro lado, la generación de métricas es automática en los tableros Kanban electrónicos así como las capacidades analíticas y de reporting, lo que es un ahorro de tiempo del equipo y un gran aspecto a favor.

Finalmente, el tablero electrónico permite la confidencialidad y mantener determinadas actividades fuera de la vista de terceros. Si bien la transparencia es deseable, la opacidad puede tener un valor estratégico en caso de tener que realizar una adquisición, un plan de reestructuración, el lanzamiento de un nuevo producto muy innovador.



Panel Kanban electrónico

Inconvenientes del tablero Kanban electrónico

Las desventajas del tablero Kanban electrónico son:

  • Peor visualización.
  • Menor interacción, colaboración y participación.
  • Mayor coste de operación.

La visualización es peor en el tablero electrónico. Está limitado por el tamaño de la pantalla, y hace falta hacer scroll para ver buena parte de las tarjetas. También existen muchas forma de presentar la información en tableros y tarjetas físicas que pueden no estar disponibles en muchas soluciones de panel Kanban electrónico.

También hay una inferior interacción del equipo con un tablero electrónico. Los miembros generalmente miran la pantalla -o su pantalla-, acostumbran a estar sentados y, como mucho, desplazan con un ratón una tarjeta. Esto afecta a la calidad de la colaboración.

El coste de operación de un tablero electrónico es más elevado. Esto no quiere decir que no salga a cuenta utilizarlo. Pero, desde el punto de vista de las salidas de efectivo, es más caro.


Tablero Kanban físico vs electrónico: factores a considerar para utilizar uno u otro

Si tenemos que decidir entre tablero Kanban físico vs electrónico, es útil considerar los siguientes factores para tomar una decisión informada:

  • Nuestro sistema, ¿es simple o complejo a nivel de workflows y estados de los ítems?
  • El tamaño del equipo, ¿es pequeño o grande?
  • El equipo, ¿es maduro o inmaduro en el uso de Kanban?
  • El throughput de nuestro sistema, ¿es alto o bajo?
  • ¿Parte de los miembros del equipo son móviles o están fijos? ¿El equipo está co-localizado o distribuido?
  • Se necesita acceder remotamente a información del tablero?
  • ¿Tenemos un espacio propio y controlado o no?
  • ¿Tenemos que coordinar el trabajo de diferentes equipos u organización con partes anteriores (upstream) o posteriores (downstream) del proceso?
  • ¿Tenemos que gestionar el Kanban haciendo seguimiento de una cartera de proyectos compleja a diferentes niveles organizativos o no?
  • ¿Tenemos prisa por iniciar la mejora?
  • ¿El esfuerzo de recogida de métricas será alto o bajo?
  • ¿Existe riesgo de pérdida de información?

A partir de las respuestas a estas cuestiones, y a la luz de lo comentado respecto a las ventajas  e inconvenientes del tablero físico vs electrónico, puede tomar una decisión informada sobre qué solución aplicar.


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