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Este artículo muestra algunos de los errores típicos al empezar a aplicar el método Kanban y los efectos de los mismos.
Si no se es consciente de estos problemas se conseguirán mejoras muy limitadas respecto a las que esta metodología permite.
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Contenidos del artículo
Introducción
Cuando un equipo o una empresa se inicia en Kanban es muy habitual que se deje llevar por unos mitos y un conocimiento incompleto que se traduzca en errores en su implementación.
No es malo empezar de esta manera. Kanban es una metodología basada en el cambio gradual pero continuo. Pero no ser consciente de estos problemas llevará a obtener una parte muy pequeña del gran potencial de mejora que permite este método.
Kanban abre las puertas a un gran potencial pero aplicado en pequeñas dosis que permiten una rápida realización de mejoras atacando los cuellos de botella y puntos de apalancamiento que existan en nuestro sistema de trabajo.
Tablero simplista
Un error muy típico cuando se tiene el primer contacto con Kanban es creer que si creas un tablero con las columnas «To do», «Doing», «Done» o bien añadiendo una de «Ready» ya puedes capturar con eficacia las ventajas de gestionar visualmente tu sistema.
En Kanban existen muchas prácticas de gestión visual que permite representar de forma muy rica el flujo de trabajo (workflow) en un tablero.
Si no se añade riqueza al estado más importante para la gestión (la columna del doing) en forma de diferentes pasos si ello es posible, no tendremos más que una lista de tareas visual.
Con un tablero bien diseñado tú y tu equipo podéis:
- Conocer el nivel de avance de trabajo complejo y lo que queda pendiente.
- Identificar y hacer transparentes los problemas que causan retrasos o problemas de calidad en las entregas.
- Clarificar el trabajo más prioritario y cómo focalizarse para entregarlo en el momento requerido.
- Reducir el tiempo de las reuniones de coordinación.
- Mejorar la colaboración y tomar mejores decisiones como equipo, alineándoos de forma más efectiva.
Un buen tablero representa los estados más importantes de los workflows de nuestros equipos, los límites al trabajo en curso, los tipos de peticiones y su prioridad, los ítems con problemas o bloqueos,…
Representar tareas
Otro problema habitual es representar tareas en el tablero. Lo idóneo en Kanban es representar ítems, es decir, servicios o peticiones que nos realiza un cliente, que obtendrá valor cuando las reciba una vez finalizadas.
Representar tareas demuestra que el equipo tiene un enfoque interno y no al cliente. Al cliente no le importa la cantidad y tipo de tareas que tengáis que realizar para ejecutar su petición. No le importa la cantidad de tareas con la que hayáis decidido realizar el servicio que os ha pedido. No le importa como os hayáis complicado la vida. Lo que le importa es cuándo lo tiene y que les proporcione los beneficios deseados.
Una petición puede necesitar diversas tareas para completarse. Pero ejecutar las tareas más rápido no lleva a completar las peticiones antes. Especialmente si se van alternando tareas de peticiones diferentes (lo que en el fondo no deja de ser multitasking) en lugar de centrarse en tomar y finalizar una petición concreta.
Si en lugar de hacer esto se van asumiendo continuamente tareas de diferentes peticiones los tiempos de entrega se alargarán insoportablemente. Y por mucho que se haya limitado el número de tareas que se puedan ejecutar simultáneamente en el fondo lo que estaremos haciendo será multitasking entre diferentes peticiones.
Representar ítems que sean entregables, servicios o peticiones en lugar de tareas hace que sea muy directo y simple medir su tiempo de entrega. Representar tareas puede hacer infernalmente complicado el conocer el tiempo de ejecución de dichos ítems.
Copiar un tablero
Otro patrón frecuente es copiar un tablero de otro equipo o empresa que tenga una actividad similar a la nuestra. No hay nada malo en buscar inspiración. Al contrario. Pero hay que huir de las soluciones estándares. Copiar un tablero de otros hará que no traslademos al mismo:- Las características únicas de los problemas más acuciantes para nuestro equipo.
- Las capacidades y proceso de trabajo concreto de nuestro equipo.
- Las prioridades de nuestros servicios.
- Los criterios de aceptación de las peticiones para nuestros clientes.
Todas ellas son diferencias muy sutiles pero que se traducen en diferencias que pueden llegar a ser muy importantes respecto a la forma en que debería estar diseñado nuestro tablero (y sistema) para ser realmente efectivos.
Utilizar el tablero para asignar tareas y controlar el equipo
Un patrón común en organizaciones que no tienen una cultura ágil es que los managers conviertan el tablero en una herramienta de control.
Utilizarían el tablero para hacer visible la carga de trabajo de los diferentes miembros del equipo para luego asignarles el trabajo –asumiendo una función de dispatching– así como de pedir cuentas sobre los plazos o esfuerzos requeridos.
No hace falta decir que esto enseguida inhibirá la colaboración y creará resistencia. Se empezará a no indicar toda la información relevante, lo que hará descarrilar enseguida el sistema Kanban.
El éxito de un sistema Kanban requiere reconocer las peculiaridades del trabajo de conocimiento complejo además transparencia, confianza y respeto. Es un sistema adoptado por los participantes porque les facilita hacer bien el trabajo, no un sistema impuesto. No es un sistema para que trabajen más sino para que entreguen más valor.
No limitar el WIP
Limitar la cantidad de trabajo en curso (WIP o work-in-progress) es una práctica central en Kanban que permite reducir los tiempos de entrega y aumentar la predictibilidad de los mismos.
Limitar el WIP es una práctica contraintuitiva. Parece que limita la libertad para asumir cambios en forma de iniciar nuevo trabajo. Y esto rompe con determinados estilos de dirección centrados en empujar el trabajo hacia los equipos en lugar de centrarse en ayudarlos a que finalicen trabajo.
En realidad, limitar el WIP no limita la flexibilidad sino todo lo contrario. Asegura tiempos de ejecución muy cortos lo que permite ser flexibles y que el nuevo trabajo urgente prácticamente no tenga que esperar, especialmente esta práctica se combina con el compromiso diferido. Pero también obliga a ser disciplinados y selectivos a la hora de priorizar porque si no se tendrá un sistema sobrecargado de trabajo que entregue tarde y con poca calidad.
No mejorar el sistema continuamente
Kanban es una metodología de mejora y transformación. Implantarlo pero luego no utilizarlo para mejorar el sistema de trabajo existente va a llevar a reproducir los mismos resultados y problemas que existían anteriormente.
La gestión visual, el enfoque a mejorar los tiempos de entrega y la calidad son prácticas que catalizan la transformación que es el propósito de este método.
Una de las formas usuales en las que se manifiesta la no institucionalización de la mejora continua es implementar el tablero pero no evolucionarlo.
Si queremos mejorar nuestro sistema de trabajo tendremos que afinar continuamente la forma de visualizar el progreso y los problemas, así como las reglas que gobiernan nuestro proceso de trabajo. Además, nuestro contexto irá cambiando y eso necesitará evolucionar la forma de trabajar. Y esto acabará requiriendo modificaciones periódicas en nuestro tablero. Fáciles de aplicar, pero importantes en términos de su impacto.
No medir el lead time (ni otras métricas Kanban)
Muchos equipos están encantados con la colaboración y simplificación del trabajo que permite un tablero. Pero algunos no recogen métricas porque esto lleva un trabajo añadido si no disponen de una herramienta electrónica de Kanban que lo automatice.
El lead time (y su distribución) es la forma en la que se manifiesta el grado de agilidad de nuestro sistema.
Si no se mide el lead time no se sabe lo bien que se está haciendo. De la misma forma hay otros indicadores que informan de las causas detrás de esos tiempos de entrega.
Y sin estas métricas no se pueden analizar adecuadamente las oportunidades de mejora ni prever su impacto.
Últimas reflexiones
Los problemas descritos anteriormente se pueden evitar si conoces las claves del método Kanban y cómo aplicar las prácticas apropiadas a cada problema.
Para esto cuentas con nuestros cursos oficiales de Kanban University que te permitirán, además, obtener las diferentes certificaciones de esta metodología ágil.
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