Contacto +34 93 737 62 70
           
Contacto +34 93 737 62 70
P7_Kanban_EduCallejo-1_small.jpg

Por Edu Callejo.

Como responsable del equipo técnico de WebPilots, agencia de marketing online de pequeña escala ubicada en Barcelona, llevaba ya tiempo intentando dar con la fórmula que permitiera gestionar los proyectos y tareas del DevTeam de una manera eficiente, efectiva y duradera.

Hasta la fecha, habíamos probado multitud de sistemas de gestión (ticket systems, Teambox/Redbooth, Slack…), todos ellos con un resultado desalentador, y siempre guiado por el mismo patrón: Tras un inicio ilusionante, el uso del sistema languidecía con el paso del tiempo, hasta quedar relegado a un segundo plano, devorado por el siempre omnipresente correo electrónico.

De esta forma era prácticamente imposible llevar una gestión adecuada del equipo. Y, como es lógico, esto acababa generando malentendidos y fricciones, dada la dificultad de conocer qué tareas estaban siendo gestionadas por cada integrante del equipo, sus cargas de trabajo reales y sus niveles de productividad. En definitiva, daba la sensación de que cada uno hacía la guerra por su cuenta.

Con estas llegamos a diciembre de 2014, fecha en la que Alex Ballarin imparte la asignatura de Gestión de Proyectos Agile dentro del  Máster ITPM (UPC School), del que soy ferviente alumno. En una de sus clases, Alex nos ilustró las bondades del Kanban como modelo de gestión de tareas y procesos. Y entonces se hizo la luz ¿Podría ser esta la solución a los problemas del equipo?

Sólo había una forma de conocer la respuesta, así que, con la entrada del nuevo año, decidí poner en práctica los conocimientos adquiridos durante la asignatura.

Por suerte, el tamaño del equipo de desarrollo de Webpilots es más que manejable, con lo que no fue complicado diseñar un Kanban básico que se adaptara a nuestras necesidades. El tablero se configuró asignado una fila a cada componente del equipo, y quedando dividido en las siguientes 5 columnas:

  • Backlog: a modo de cajón de sastre de ideas y tareas pendientes sin asignar.
  • Pending: donde ubicábamos las tareas ya asignadas a cada uno de los componentes del equipo, a la espera de ser ejecutadas.
  • Blocked: donde se trasladaban aquellas tareas cuyo desarrollo no podía continuar, al encontrarse bloqueadas por otra persona (ajena o no al equipo).
  • In progress: donde se encontraban las tareas en curso.
  • Done!: Donde finalizaban las tareas una vez concluidas.

 

P7_Kanban_EduCallejo-1_small.jpg

 

Ya por último, incorporamos el Standup Meeting matinal, durante el cual, cada componente del equipo debía explicar qué tareas había realizado la jornada anterior, qué tareas planeaba realizar durante el día y con qué bloqueos se había encontrado.

¿Resultado? Éxito arrollador. De repente, los componentes del equipo encontraron una forma sencilla y divertida de gestionar sus tareas. Reflejaba su trabajo, y, a la vez, les ayudaba a organizar y priorizar sus tareas de una forma realmente ágil.  Además, el aliciente de ver cómo éstas fluían a través del panel y llegaban a la columna de “Done!”, les empezó a motivar: Por fin las tareas tenían un inicio y un final visible y definido. El plus de poder comprobar cómo las tarjetas de sus compañeros recorrían conjuntamente el tablero, les sirvió de acicate definitivo, a modo de sana rivalidad geek.

Desde la banda de gestión, un simple vistazo era suficiente para conocer las cargas de trabajo y las tareas asignadas a cada desarrollador. Dejaron de existir tareas estancadas, y la repartición de trabajo se volvió realmente sencilla. Asimismo, el standup meeting diario facilitó la comunicación en equipo, promoviendo el intercambio de información, ideas y conocimientos. En definitiva, conseguimos crear conciencia de grupo.

P7_Kanban_EduCallejo-1A.jpg

Él éxito fue tan notable, que al cabo de un mes, la directora del departamento de marketing (y, de facto, segunda de a bordo), me propuso expandir el Kanban al resto de equipos de producción de la empresa.

Así pues, me puse manos a la obra.

En la segunda parte de este post se enseñará una nueva versión de este tablero, agrupando las filas por equipos, y de como se ha usado Trello para evitar el impedimento de la separación de equipos en diferentes habitaciones. 

¿Podemos ofrecerte más información?

Newsletter mensual

Cada mes enviamos una newsletter a más de 1.000 personas con contenido interesante que hemos encontrado en Internet, artículos nuestros y nuestras novedades. Queremos ofrecer contenido de calidad y no saturarte con muchos correos.

Formulario de contacto

Si crees que podemos ayudarte con alguna duda o necesidad de soporte, no dudes en contactar con nosotros. Estaremos encantados de ayudar.

Deja un comentario

Ir arriba

Newsletter mensual

Un boletín mensual. Respetamos tu privacidad.