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Tras un par de semanas de parón, donde analizamos las causas del fracaso de la última fase (identificadas al final del segundo artículo), nos disponemos a iniciar una nueva etapa del proyecto de integración de Kanban, con la esperanza de remontar el vuelo y reactivar el círculo virtuoso.

Para ello, esta vez si, realizamos una ronda previa de reuniones con todos los participantes, con la intención de conocer sus puntos de vista, recomendaciones e ideas de mejora.
Valoradas todas las aportaciones, y analizados los éxitos, fracasos y lecciones aprendidas hasta la fecha, sentamos las bases de esta nueva etapa, resumidas en 6 objetivos principales:

  • Debemos recuperar el dinamismo del Kanban original.El nuevo tablero debe ser accesible, funcional y permitir que las tarjetas fluyan en vivo.
  • Debe ser útil para todos los integrantes del equipo, ayudándoles a gestionar todas sus tareas, tanto propias como transversales.
  • Debe permitir la estandarización de las tareas operacionales.
  • Debe mantener la división entre tareas operacionales y tareas de desarrollo.
  • Debe visualizar la cadena de valor.
  • Debemos potenciar la gestión del cambio y la mejora contínua.

Es el momento de ponernos manos a la obra.  Viendo las limitaciones del tablero analógico, y dado que no disponemos de ninguna ubicación en la oficina donde podamos emplazar el Kanban de una forma accesible para todos los participantes, decidimos apostar por un tablero digital. Tras valorar varias soluciones nos decantamos rápidamente por Trello. Las razones son simples: Tenemos muy buenas referencias (en especial de nuestro principal consejero y mentor, Alex Ballarín), cubre todos nuestros requisitos y, además,  es gratuito.

Analizando el sistema a fondo, descubrimos que Trello nos abre un fantástico abanico de posibilidades gracias a la multitud de features que lleva incorporadas, y que nos pueden facilitar el seguimiento y estandarización de tareas. Entre estas características cabe destacar la configuración de múltiples tableros Kanban en una misma cuenta, un dinamismo total a la hora configurar los paneles y sus columnas, la posibilidad de crear templates para tareas estándar, así como la inserción de labels, comentarios, archivos adjuntos y listados de subtareas (a modo de checklists) en las tarjetas, junto a un larguísimo etcétera.

Acabada la fase de análisis, tomamos la decisión de crear varios tableros independientes, de forma que podamos separar Proyectos individuales de procesos Operacionales, evitando así la masificación de tarjetas y consiguiendo una visión más clara del flow de tareas. La configuración de paneles queda finalmente definida de la siguiente manera:

En primer lugar creamos un Kanban de Desarrollo, donde el equipo de IT gestionará las tareas de mantenimiento, evolutivos y bug fixing. Como principal novedad, y para mejorar la visión y gestión de tareas, decidimos que cada columna hará referencia a un sistema en concreto, y tanto el estado de resolución de las tareas (pending, blocked, doing, done) como la prioridad de las mismas (normal, prio, urgent) se definirán mediante el sistema de labels de colores.

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En lo referente al desarrollo de nuevos proyectos, dada la magnitud y la cantidad de tareas a ejecutar, creamos un Kanban específico para cada uno de los mismos, esta vez sí, con el formato de columnas tradicional. 

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Para las tareas operacionales, y aquí viene la principal novedad, creamos un paradigma basado en ITIL donde las tareas se transforman en servicios. De este modo, cada tipología de tarea estándar pasa a ser en un servicio que el equipo de IT ofrece al resto de departamentos de la empresa.

Con esta idea en mente, definimos un panel llamado IT Services Portfolio, que contiene templates perfectamente estandarizados de las tareas operacionales que el equipo de IT puede llevar a cabo.

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Así pues, cada vez que el equipo de Marketing necesite asignar una tarea operacional al equipo técnico, simplemente deberá acceder al Portfolio de Servicios, crear una instancia del servicio-template en cuestión, configurar la tarjeta con los datos específicos de la campaña y mover la tarea al Kanban de Operaciones. Allí, la tarjeta será asignada a un integrante del equipo de desarrollo para su posterior ejecución. 
El panel de Operaciones seguirá el formato del Kanban de Desarrollo, esto es, una columna por cada tipología de tarea, definiendo el estado y prioridad mediante labels. 

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Además, dado que Trello permite a los participantes crear kanbans personales para la gestión de tareas propias, conseguimos solventar sin mayor dificultad una de las peticiones más reiteradas en la anterior fase de implantación.

Como apunte final, en lo relativo al standup meeting mantenemos el mismo formato, incorporando el uso del proyector en sustitución de la pizarra-tablero.

Para asegurar el éxito durante la implantación, tomamos una serie de medidas para potenciar la gestión del cambio  y así evitar los problemas del pasado:
En primer lugar decidimos llevar a cabo una implantación por etapas. Comenzamos por el equipo técnico (siempre más proactivo a la hora de utilizar nuevos sistemas) y, una vez todos sus integrantes se sienten cómodos con la nueva metodología, extendemos el sistema al resto de departamentos. 
Para apuntalar la gestión del cambio realizamos varios trainings y simulaciones, de forma que los participantes puedan acostumbrarse al sistema y, a su vez, reportar feedback sobre fallos conceptuales que vayan encontrando, así como consejos y mejoras que, gracias al Kanban digital, podemos implementar al instante.

Pues bien, tras la fase de implantación, y varias semanas después de su puesta en marcha, podemos confirmar que, esta vez sí, los cambios efectuados en la metodología han surtido efecto: Por fin hemos conseguido devolver el proyecto a la senda del éxito. 
En resumen: Las medidas que tomamos al inicio de esta cuarta fase nos han permitido, por un lado, evitar los problemas estructurales de la etapa anterior, y por otro, lograr unanimidad de opiniones positivas (incluso en el equipo de Marketing) donde Kanban consigue por fin consolidarse. Hemos logrado implementar un sistema que aporta valor y que, además, cubre las necesidades de la empresa, de los equipos y de sus integrantes.

Aún con todo, el proceso de integración de Kanban permanece vivo y evoluciona constantemente, adaptándose a las necesidades cambiantes del negocio y de la empresa, buscando la optimización a través de la mejora contínua.
Por este motivo,  tres meses más tarde decidimos iniciar una nueva fase de optimización de la metodología, con la idea de acercarnos a los principios de Scrum. 
Pero esta historia queda para el siguiente artículo. 🙂 

Eduard Callejo
IT Manager de Webpilots España, s.l
http://lnkd.in/gDpCTD

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