Este artículo describe los beneficios que el método Kanban proporciona a los diferentes stakeholders: clientes (internos y externos), la organización y el propio equipo.
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El método Kanban proporciona beneficios relevantes al cliente, al equipo que lo aplica y a la empresa.
Esencialmente, Kanban busca esencialmente mejorar el valor entregado a los clientes.
Y la clave es cómo Kanban entiende el valor para un sistema que presta servicios. Éste implica:
- Conseguir un corto plazo de entrega (o en la fecha prevista).
- Ser predecible en las fechas de entrega.
- Centrarse en la entrega de los ítems de mayor valor.
En primer lugar, ¿Qué es lo que más preguntan los clientes?
Muy sencillo: ¿Cuándo estará lo mío?
Por esto la importancia de entregar en un plazo corto.
O en la fecha prevista para la petición, ya que hay determinadas peticiones que no importa que estén antes, sino que estén en una fecha concreta para la que se ha pedido. Por ejemplo, no tiene sentido que entreguemos el 15 de julio una petición ligada al cumplimiento de una nueva normativa que entra en vigor el 1 de octubre, pudiendo dedicarnos a otras peticiones con un plazo más corto.
En segundo lugar, no sólo es importante tener un plazo medio de entrega corto sino que haya poca variabilidad en su cumplimiento, es decir, que no haya una proporción de clientes que reciban sus peticiones con un gran retraso respecto al compromiso de entrega.
En tercer lugar, las peticiones no tienen el mismo valor. El retraso en la entrega de algunas de ellas tiene un enorme impacto en la organización, mientras que en otras el impacto es muy bajo. Por esta razón es muy importante la priorización de los ítems.
Una vez vista la perspectiva general de valor para el cliente, examinemos en detalle los beneficios de Kanban para los diferentes actores implicados en el sistema.
Contenidos del artículo
Beneficios de Kanban para el cliente
Además de los beneficios antes indicados -menor plazo, más predecible y primero aquellos con los que se gane más entregándolos antes-, los clientes se benefician de:
- Mayor adaptabilidad y ante nueva información, especialmente en proyectos con alta incertidumbre y entornos muy cambiantes.
- Mayor calidad.
La mayor flexibilidad ante los cambios se debe a que la forma de trabajar de Kanban permite una priorización muy dinámica de las peticiones que llegan, siempre y cuando su valor lo justifique.
Por otro lado, se puede mejorar la calidad gracias al enfoque hacia ella que permiten las cadencias de mejora y la holgura que introducen los límites al WIP.
Estos beneficios para el cliente están conectados con la agenda de orientación al servicio.
Beneficios de Kanban para el equipo
Los beneficios Kanban para el equipo que presta los servicios son:
- Mejora de la colaboración, gracias a la transparencia que proporcionan las prácticas de gestión visual.
- Evitar o aliviar la sobrecarga del equipo.
- Mejora de la motivación, al reducir la frustración derivada de la sobrecarga y mejorar la colaboración y la resolución de los problemas.
Es muy habitual que el equipo que realiza la prestación del servicio reciba más peticiones de las que puede atender con la presión que esto implica. La reducción de la sobrecarga de trabajo del equipo se consigue a través de diversos mecanismos:
- Los límites al trabajo en curso y el establecimiento de un sistema pull, que permiten equilibrar la demanda con la capacidad del equipo.
- La disciplina de priorización y la consideración de los ítems del backlog como opciones que pueden ser descartadas.
Estos beneficios para el equipo -especialmente los ligados a la sobrecarga- están conectados con la agenda de sostenibilidad.
Beneficios de Kanban para la empresa
La empresa recibe diversos beneficios:
- Mayor satisfacción del cliente -interno o externo-, con las ventajas consabidas.
- Mayor capacidad de adaptación y de respuesta ante cambios en el mercado o el entorno.
- Mejora de la rapidez y calidad de la toma de decisiones gracias a las prácticas de visualización y las cadencias, que permiten introducir ciclos de feedback para realizar mejoras.
- Aumento de la productividad, al:
- Establecer dinámicas de mejora continua.
- Resolver causas de bloqueos o cuellos de botella sistemáticos.
- Mejorar la calidad y, por tanto, la pérdida de capacidad por retrabajos.
- Reducir el impacto del cambio de contexto (comúnmente llamado multitasking).
- Aumento de la competitividad por los motivos anteriores además de:
- Llegada al mercado más rápida, disponiendo de más demanda no contestada por los competidores y mayores precios.
- Menor inversión en circulante gracias a los plazos más cortos.
Estos beneficios para el equipo -especialmente los ligados a la sobrecarga- están conectados con la agenda de sostenibilidad.
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