Este artículo define qué es el método Kanban, que significa sistema en el método, qué quiere decir kanban y cuáles son los beneficios del método.
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Qué es el método Kanban
El método Kanban es un modelo de gestión para gestionar y mejorar sistemas que prestan servicios a clientes.
Kanban consiste en unos principios y prácticas que ayudan a gestionar la mejora continua de los tiempos de entrega, la predictibilidad y la priorización de los servicios más valiosos para el cliente.
En otras palabras, Kanban ayuda a prestar los servicios (y también a ejecutar los proyectos) de forma más ágil.
Entre las prácticas hay herramientas como el tablero Kanban -que permiten una gestión visual y una toma de decisiones colaborativa -así como otras que facilitan la mejora de la entrega de servicios.
Por hacer un símil de la herramienta más popular, el tablero Kanban es una especie de lista de tareas (To-Do list) visual, que permite ver en qué fase se encuentra cada una.
Qué quiere decir sistema en kanban
El método Kanban adopta una óptica de sistema (y un pensamiento sistémico).
Veamos primero el concepto de sistema.
Aquello que queremos mejorar recibe el nombre del “sistema”. El sistema puede ser lo que nos interese: un equipo (o departamento), un conjunto de equipos (o departamentos), un workflow que procesa peticiones, una organización, un conjunto de organizaciones,…
El sistema es de un tipo peculiar que se llama un sistema de flujo, es decir, uno por el que entran ítems, fluyen dentro de él y, finalmente, salen.
Así pues, un sistema de flujo tiene:
- Un punto por el que entran peticiones (también llamados trabajo o ítems).
- Un workflow o fases a través de las que se procesan los ítems.
- Un punto de salida, donde se considera que los ítems están acabados y entregados, que se situarán allá.
El punto de entrada y el de salida son las fronteras de nuestro sistema.
Y nuestro sistema está caracterizado por unos parámetros:
- Un ritmo de entrada de ítems.
- Un ritmo de producción (o throughput), es decir, de salida de los ítems.
- Un nivel de trabajo en curso (o WIP, work-in-progress), que son los ítems que están dentro del sistema (han entrado pero no se han acabado, es decir, no han salido).
- Los ítems tienen un lead time desde el momento en que entran en el sistema hasta el momento en el que se entregan.
El sistema se representa mediante el tablero, las tarjetas, límites de WIP así como métricas.
Finalmente, pensamiento sistémico quiere que entender el sistema va más allá de entender sus partes, ya que el conjunto tiene un comportamiento diferente del de la suma de sus componentes debido a cómo se relacionan, y el comportamiento que emerge.
Para mejorar el sistema hace falta entender cuales son los puntos de apalancamiento, en los que una intervención puede ser desproporcionadamente efectiva.
Qué significa Kanban
Kanban es una palabra japonesa (que también existe en chino) que tiene varios significados:
- Tarjeta señal.
- Tablero visual.
- Mirar al tablero.
Kanban, en el método Kanban, es una señal que señala que una fase concreta tiene capacidad disponible y que permite “arrastrar” trabajo de la fase anterior.
Kanban utiliza la gestión visual mediante un tablero visual y tarjetas.
Las peticiones -también llamados ítems o “trabajo” (work items)- se representan en tarjetas que se mueven dentro de un tablero que representa el trabajo pendiente, el trabajo en curso (workflow) y el finalizado.
Kanban está muy ligado con la idea de límite de WIP (work-in-progress o trabajo en curso). La idea es establecer una capacidad máxima permitida (o sea, un número máximo de trabajo en curso) que pueda realizarse en una parte del sistema (p. ej. una fase, un equipo, etc., que se representan como una sección del tablero).
Ese límite de WIP se puede articular de formas diferentes como un número de slots para esa parte del sistema (p. ej. Fase) o un número entre paréntesis.
El kanban -o sea, la señal de capacidad disponible- sería un slot vacío en esa fase (es decir, que no tiene tarjetas que representen servicios que se están trabajando) o que el número de tarjetas en dicha fase sea inferior al número entre paréntesis que representa el límite de WIP (de trabajo en curso) establecido para la misma.
Mediante el tablero, las tarjetas, el límite de WIP y la señal kanban, se puede establecer un sistema pull, que sincroniza la velocidad de las diferentes fases o recursos.
El límite de WIP fuerza a que una fase o empleado deba acabar trabajo que está realizando antes de empezar a trabajar en uno nuevo. Eso -junto con el sistema pull asociado- evita que se acumule mucho trabajo en una fase concreta, provocando sobrecarga en el personal y formando colas que alargan los plazos de entrega.
En el método Kanban está inspirado en las tarjetas Kanban de Toyota. Si te interesa saber más sobre los antecedentes, puedes consultar el artículo “Cuál es el origen del método Kanban”.
Qué beneficios tiene adoptar el método Kanban
Implementar Kanban tiene diversos beneficios. De forma resumida son:
- Aumentar la transparencia sobre el estado del trabajo y la colaboración en los equipos.
- Reducir la sobrecarga de trabajo sobre los empleados.
- Mejorar los plazos de entrega de los servicios y proyectos consiguiendo una alta calidad.
- Mejorar la coordinación entre equipos y departamentos interdependientes que intervienen en un workflow.
- Establecer una dinámica de mejora continua.
- Mejorar el clima y establecer una cultura de colaboración.
- Mejorar la gestión del riesgo operativo.
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