Cómo hacer una retrospectiva de Scrum con Liberating Structures

¿Cómo podemos plantear una Retrospectiva efectiva donde podamos hacer un buen diagnóstico y buscar acciones de mejora? Las Estructuras Liberadoras encadenadas son una muy buena opción.

¿Cómo nos pueden ayudar las Liberating Structures a hacer una buena retrospectiva?

Imaginemos que hemos pasado por un Sprint desastroso donde hemos entregado muy poco o nada. La colaboración no ha fluido como de costumbre y ha habido varios imprevistos a lo largo del Sprint. Llegados a este punto, ¿Cómo podemos plantear una Retrospectiva efectiva donde podamos hacer un buen diagnóstico y buscar acciones de mejora? Las Estructuras Liberadoras encadenadas son una muy buena opción.

“Liberating Structures” son 33 microestructuras que permiten desatar e involucrar a todos los miembros de un grupo – desde personas extrovertidas a introvertidas y desde líderes a seguidores. En esta serie de posts, enseñamos cómo estas microestructuras pueden utilizarse para sacar más partido a los eventos de Scrum. Si quieres experimentar Liberating Structures en primera persona- lo cual es la mejor manera de aprender- ven al próximo taller el 3 y 4 de octubre en Barcelona (impresiones del taller). El propósito de este taller es el de experimentar muchas y diferentes estructuras que podrás utilizar con tu propio equipo u organización.

En este post describiré lo que planteamos en el pasado Meetup de Liberating Structures Barcelona, donde simulamos esta situación y probamos de hacer 3 Estructuras Liberadoras, una detrás de la otra para identificar acciones de mejora. También hablaré de los aprendizajes que tuvimos junto con las conclusiones a las que he llegado.

Liberating Structures utilizadas en nuestra Retrospectiva

El planteamiento era empezar con “Impromptu Networking” con el objetivo de preparar el terreno para profundizar en los problemas y posteriormente, buscar soluciones. Seguido de “25/10 Crowdsourcing” para identificar los principales problemas que el equipo está viviendo. Y para finalizar, “15% Solutions” para identificar acciones de mejora.

Impromptu Networking (20 min)

Empezamos la retrospectiva invitando a los participantes a reflexionar unos con otros sobre lo que había acontecido durante el Sprint: ¿Qué gran reto traéis a esta Retrospectiva? En parejas, los participantes empezaron a intercambiar opiniones y puntos de vista durante 4 minutos, haciendo 3 rondas intercambiando parejas.

Esta toma de contacto, nos deja con los participantes empatizando entre ellos y con la predisposición de encontrar soluciones.

25/10 Crowdsourcing (30 min)

Rápidamente, el equipo identifica los principales problemas o principales causas de porqué este Sprint no ha ido como esperábamos. Invitamos al equipo a pensar sobre: “¿Cuál ha sido el principal problema en este Sprint?” Acto seguido, cada participante escribe su idea en una tarjeta. Estas tarjetas se van pasando de unos a otros sin leerla durante 30 segundos. A esto se le llama “Mill and Pass”. Cuando se acaba el tiempo, todos paran de pasarse las tarjetas. Entonces cada participante lee la tarjeta que se ha quedado y la puntúa, según su criterio, de 1(no importante) a 5(muy importante) escribiendo la puntuación detrás de la tarjeta. A esto se le llama “Read and Score”. Cuando el grupo esté listo, las tarjetas se vuelven a remover entre los participantes y tras 30 segundos, volvemos a “Read and Score”. Repetimos este proceso un total de 5 veces, hasta que tenemos una puntuación total de cada idea surgida por el equipo (si todo ha salido bien, la suma de las puntuaciones debe oscilar entre 5 y 25 puntos). Finalmente, las ideas con la mayor puntuación se comparten con el grupo, visualizando cuales han sido las más importantes para el grupo.

15% Solutions + 1-2-4-ALL (20 min)

Llegados a este punto, queremos identificar acciones de mejora. Dados estos problemas que el grupo ha manifestado, ¿Qué podemos hacer para trabajar en esos problemas? 15% Solutions se centra en las cosas que se pueden hacer dentro de tu área de discreción, sin más recursos o autoridad. En este caso, invitamos al grupo de la siguiente manera: “¿Qué podéis hacer con la autoridad y recursos actuales que disponéis?” Aquí se buscan acciones de mejora que se puedan iniciar al día siguiente, con las disponibilidades actuales. De esta manera, dichas acciones de mejora tendrán una alta probabilidad de llevarse a cabo.

Esto no significa que no miramos a las disfunciones de la organización como tal o al sistema, pero queremos focalizarnos primero en lo que nosotros podemos hacer. Para ello, primero individualmente, para los dos ítems seleccionados de 25/10 Crowdsourcing, creamos una lista de acciones de mejora para atacar dichos problemas, dentro del área de acción dentro de la empresa (2 min). Acto seguido, en parejas, compartimos las ideas y las refinamos (3 min). Después en grupos de 4, compartimos las ideas de nuevo y seleccionamos las 2 ideas principales en post-its (5 min). Por último, compartimos ideas entre todos. Antes de finalizar, seleccionamos las 2 o 3 principales acciones de mejora que el grupo considere más relevante. Una manera sencilla para identificarlas, es utilizando “dot voting”. Donde cada participante, marca la mejor acción de mejora que pueda llevarse a cabo y se selecciona en qué mejora (Kaizen) se va a trabajar en el próximo Sprint.

Es importante tener claro el objetivo al usar las Liberating Structures

Es importante fijarse en los detalles y saber qué queremos conseguir cada vez que utilizamos una Estructura Liberadora. En este caso, lo teníamos muy claro: facilitar que el equipo identifique los principales problemas, que ataquen dichos problemas con acciones de mejora concretas y así, poder entregar incrementos DONE al final de cada Sprint.

Aprendizajes usando Liberating Structures en la restrospectiva

• La invitación en Impromptu Networking, no fue la más acertada. No estaba claro para algunos participantes a que nos referíamos con “reto”. En lugar de “¿Qué gran reto traéis a esta Retrospectiva?”, hubiera utilizado “¿Qué habéis visto, oído u observado durante este Sprint?” Es una manera de hacer pensar sobre lo que ha acontecido durante el Sprint, sin buscar problemas ni soluciones, pero identificando los hechos.
• Instrucciones 25/10 Crowdsourcing. Durante la explicación de los pasos, no expliqué que las puntuaciones se deben escribir detrás de las tarjetas para que las puntuaciones no influyan a los votantes. Si se quiere maximizar la efectividad en esta estructura, es importante saberse muy bien los pasos y saber explicarlos claramente.
• Asegurarse de que el equipo se ha comprometido a trabajar en las mejoras identificadas. Al llegar a la última parte, cuando estamos hablando entre todos sobre las acciones de mejora, es bueno preguntar cosas como: “¿Y esto son cosas que podéis hacer dentro de vuestro contexto actual?” De esta manera, el grupo reflexiona una vez más y razona cómo va a  llevarlo a cabo.
• Hubo la pregunta de: ¿Por qué hemos seleccionado solo 2 acciones de mejora y no 5? Depende mucho del contexto y la madurez del equipo, pero me gusta hacer la reflexión de que si nos comprometemos a hacer 2 cosas para el próximo Sprint, tienen más probabilidad de que se ejecuten, que si nos comprometemos a hacer 5. Además, si no las ejecutamos, podemos crear ansiedad de forma gratuita y no es lo que estamos buscando.

¿Qué hemos aprendido al usar Liberating Structures?

Ahora que he facilitado 4 sesiones de LS y 4 más en la co-facilitación del PSM2, me doy cuenta de lo versátiles y poderosas que son estas estructuras. Se pueden utilizar en infinidad de situaciones. En esta ocasión, hemos utilizado estas tres LS, pero se pueden plantear de diferente manera y con distinto objetivo. P.ej: en lugar de utilizar 25/10 Crowdsourcing para identificar los principales problemas, se puede utilizar para identificar potenciales acciones de mejora. No existe un procedimiento fijo de facilitar las LS en cada contexto, el identificar qué LS podría funcionar con una invitación que abra puertas a pensar, depende del objetivo que busquemos en un contexto determinado.

Esperamos verte en el siguiente Meetup!

En este grupo de práctica vamos a seguir probando y analizando qué pasa en diferentes circunstancias cuando utilizas LS

¡Te invitamos a unirte! (por supuesto, es gratuito y los huéspedes nos ofrecen bebidas y pizza). Y sino…