Ejecutar una estrategia ágil con las metas de Scrum

En este artículo aprenderás como las Metas de Producto y de Sprint en Scrum facilitan la ejecución de las estrategias de la empresa y del producto.

Y verás como se complementan para esto con Objectives and Key Results (OKR) y Flight Levels.

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FechaCurso
13/06OKR Champion (OKRC)

Este es el artículo 3 de 3 de una serie sobre Business Agility a partir de las charlas y trabajos con clientes en los últimos meses. Los anteriores artículos fueron:

En este artículo verás como los equipos Scrum pueden trabajar de manera alineada con la estrategia usando las Metas de Producto Metas de Sprint.

¿Qué son las Metas de Producto y Metas de Sprint en Scrum?

La visión, estrategia de producto, hoja de ruta y release planning en Scrum

Según la Guía Scrum 2020, la Meta de Producto describe un estado futuro del producto que puede servir al Equipo Scrum para planificar cómo llegar a este objetivo.

Las Metas de Sprint son pasos intermedios para alcanzar la Meta de Producto cuando este objetivo no se puede alcanzar en un único Sprint.

Las Metas de Producto y de Sprint alinean a los miembros del equipo a la hora de definir el trabajo del Backlog de Producto y de Sprint, de priorizarlos y de hacer su seguimiento.

Pero, ¿Cómo definir estas metas? ¿Qué se describe en estas metas

Modelo lógico de proyecto

El modelo lógico de proyecto describe diferentes etapas en un metaproceso de creación de valor. Las Metas de Producto y de Sprint pueden clasificarse en estas etapas. P.e., siguiendo el ejemplo del artículo previo de creación de estrategia ágil:

  • Impacto (para la empresa): Reducir la rotación anual de clientes del gimnasio del 30% al 15%.
  • Outcome (resultado para cliente): Aumentar el NPS (satisfacción) de los clientes del gimnasio de +20% a +40%.
  • Output (atributos del producto entregado): Entregar la funcionalidad de reserva de pistas de padel en GymApp.

En el modelo tradicional de Servicios IT, los roles de negocio (p.e. departamento de márketing) han definido sus propias estrategias y de ellas han emanado peticiones a los equipos IT.

Previamente se suele estudiar un caso de negocio para estas peticiones (inversión y retorno estimados). Posteriormente es habitual que se controle el plan de entrega de la iniciativa por el departamento de IT (fecha de entrega y coste), pero no ha sido tan frecuente medir el retorno esperado (ROI).

Así pues, en iniciativas gestionadas con Scrum, las Metas de Producto y de Sprint suelen estar a nivel de producto entregado, p.e. entregar funcionalidad X en fecha Y con coste Z. Son metas parecidas a la de gestión de proyectos tradicional.

¿Cómo crear las Metas de Producto y de Sprint con OKR?

El uso de Objectives and Key Results (OKR) ofrece la posibilidad de cambiar la dinámica en la que se crea y comunica la estrategia.

En el ejemplo del artículo de creación de estrategia ágil, se define un OKR anual en términos de satisfacción del cliente (outcome):

  • Objetivo (O): Aumentar la satisfacción con las reservas de actividad.
  • Resultado Clave (KR): Aumentar NPS de las reservas de +20% a +40%.

Y es frecuente que estos OKR anuales se descompongan en OKR trimestrales, más sencillos de implementar y con un tiempo más corto de validación.

Siguiendo el mismo ejemplo, el equipo de GymApp consensúa este OKR trimestral:

  • Objetivo (O): La mayoría de usuarios reserva las pistas de padel con GymApp.
  • Resultado Clave (KR): Aumentar las reservas vía GymAPP a más del 50%.

Esto puede ser una buena Meta de Producto, ya que describe un estado futuro del producto y permite planificar cómo alcanzarlo en forma de varios Sprints, p.e. 6 Sprints de 2 semanas.

Un ejemplo de planificación de entregas (release planning) inicial puede ser:

Meta de SprintImpacto en KR esperado
S1: Validar un MVP de funcionalidad de reservasN/A
S2: Implementar reservas básicasReservas GymApp: >20%
S3: Añadir recordatorios y avisos flashReservas GymApp: >30%
S4: Reservas con usuarios sin pareja.Reservas GymApp: >50%
S5: Introducir gamificación en las reservasReservas GymApp: >70%
S6: Sprint de reserva.N/A

Así en las reuniones de Revisión de Sprint se pueden revisar el estado de los KR (OKR Check-In) e incorporar los aprendizajes sobre las reacciones de los clientes y nuevas ideas que surjan para optimizar los siguientes Sprints, o abandonar la Meta de Producto si ésta se viera inviable.

¿Cómo alinear a los Equipos Scrum con otros equipos usando Flight Levels y OKR?

Como se ha visto en los artículos anteriores de crear la estrategia ágil y coordinar su ejecuciónOKR y Flight Levels añaden mecanismos que facilitan el alineamiento de los equipos participantes en la ejecución de la estrategia.

Ciclo de OKR

Como recordatorio podemos decir que los OKR facilitan el alineamiento de los equipos, p.e.:

1) Facilitar la involucración de los equipos en la creación de la estrategia no solo ayuda a aprovechar su experiencia con los productos, clientes y tecnología, sino que fomenta que comiencen alineados.

2) La Definición y el Alineamiento de OKR permiten a los equipos proponer tanto los Objetivos anuales y trimestrales como sus Resultados Clave. Esto no solo fomenta OKR más realistas, sino que también facilita el alineamiento de los equipos participantes en su ejecución.

3) Los OKR Check-In, que pueden compartirse con las Revisiones del Sprint, son momentos en los que otros equipos que participen en el trabajo de OKR puedan realinearse de manera frecuente.

4) Los OKR Review y OKR Retrospective, que finalizan el ciclo de OKR, son momentos en los que los equipos participantes en el trabajo de OKR pueden aprender de los resultados y mejorar su alineamiento para siguientes ciclos

Flight Levels

Y Flight Levels complementa el alineamiento de los Equipos Scrum, p.e. así:

5) El hecho que el nivel 3 de Flight Levels contemple la participación de los equipos en la propuesta y seguimiento de las iniciativas, facilita el alineamiento de los equipos participantes.

6) El nivel 2 de Flight Levels está diseñado para la coordinación de los equipos participantes en las iniciativas, con la participación frecuente y directa de representantes de estos equipos.

En este artículo has aprendido

  1. Qué son las Metas de Producto y Metas de Sprint en Scrum, y cómo contribuyen a alinear a los equipos Scrum.
  2. Cómo las metas pueden orientarse al impacto organizativo, al resultado para el cliente o a la entrega del producto.
  3. Cómo crear las Metas de Producto y de Sprint a partir de los OKR trimestrales.
  4. Y finalmente cómo usar las características de OKR y Flight Levels para alinear a los equipos.

Espero que hayas aprendido cosas nuevas y útiles. Estaré encantado de que me contactes para saber qué te ha parecido el artículo y tus experiencias en este terreno.

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Alex Ballarin

Alex Ballarin es Professional Scrum Master y Business Agility Coach. Además de este blog, publica contenido frecuentemente en las redes sociales

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