Evidence-Based Management: Alineando Equipos, Productos y Estrategias de Negocio

En este artículo explico como el marco de metas y métricas Evidence Based Management permite a las organizaciones alinear a sus equipos y productos con la estrategia organizativa, a la vez que revela las mejoras necesarias para aumentar la capacidad de la empresa para generar valor.

Evidence Based Management: Alineando Equipos, Productos y Estrategias de Negocio

1. Profundizando en Evidence-Based Management (EBM)

Evidence-Based Management (EBM) es un marco de trabajo que permite a las organizaciones mejorar su capacidad de generar valor y gestionar sus productos con un verdadero alineamiento estratégico

Esta propuesta, formulada por Scrum.org, no solo pone en el centro la toma de decisiones basadas en datos, sino que también empuja a las organizaciones hacia una renovación y actualización constante. Muchas organizaciones toman decisiones importantes de inversión y prioridades según intuiciones de sus directivos, lo que aumenta el riesgo de:

  • Productos poco rentables o ruinosos por no enfocar las necesidades reales de los clientes.
  • Costes de oportunidad al no abordar las mejores ideas para nuevos productos o funcionalidades.
  • Desmoralización de los mejores trabajadores al recibir órdenes poco efectivas y no poder aportar su potencial, etc.

Al interiorizar y aplicar este enfoque, las organizaciones, independientemente de su tamaño o industria, pueden acelerar procesos de innovación, lograr una asignación óptima de sus recursos y asegurarse de que los productos o servicios que ofrecen resuenan auténticamente con las necesidades y deseos del mercado.

👉 Ejemplo con GymTonic

Pongamos un ejemplo con GymTonic, un gimnasio en plena transformación digital. Ante un mundo donde la demanda por soluciones de fitness online está creciendo, GymTonic buscaba formas de aumentar la fidelidad de sus clientes y optimizar su margen comercial. Utilizando la metodología EBM, el gimnasio no solo pudo identificar qué clases virtuales eran más demandadas por sus usuarios mediante la recopilación de datos, sino que también fue capaz de adaptar rápidamente sus ofertas y promociones en función de las evidencias recabadas, asegurando una experiencia cliente mejorada y una alineación con sus objetivos estratégicos de crecimiento.

2. Alinear la visión del producto con la estrategia empresarial

La alineación estratégica no es un término nuevo en el mundo de los negocios, pero lo que EBM ofrece es una perspectiva fresca y pragmática sobre cómo conectar verdaderamente la visión del producto con la dirección y objetivos globales de la empresa.

En muchos casos, existe una desconexión palpable entre lo que un equipo cree que está construyendo y lo que la empresa realmente necesita para avanzar en su visión estratégica. Esta desconexión puede ser costosa, tanto en términos de tiempo como de recursos. Lo que EBM propone es reducir y, en última instancia, eliminar esta brecha para que cada acción y decisión tomada a nivel de producto tenga una justificación clara y directa en la estrategia global de la empresa.

Esto se traduce en equipos más comprometidos, que entienden no solo qué están haciendo, sino por qué lo están haciendo. Y esta claridad en la dirección y propósito trae consigo una eficiencia mejorada, una innovación más enfocada y, lo más importante, productos que realmente resuenan y satisfacen las necesidades del mercado al que sirven.

👉 Ejemplo con GymTonic

Tomemos como ejemplo a GymTonic. A medida que se embarcaban en su viaje de transformación digital, se encontraron con múltiples ideas sobre cómo llevar a cabo esta transición. ¿Deberían centrarse más en aplicaciones móviles de fitness? ¿Quizás ofrecer tutoriales en video o clases en vivo? Sin un alineamiento claro, tenían el riesgo de invertir en iniciativas poco efectivas o que no les ayudaran en su estrategia de transformación digital.

Pero mediante EBM, GymTonic pudo definir las iniciativas y sus prioridades con un enfoque claro. Desarrollarían una plataforma integrada que ofreciera tanto clases en vivo como tutoriales grabados, todo basado en la evidencia recopilada sobre las preferencias y necesidades de sus clientes. Esta decisión no solo estuvo en línea con las tendencias del mercado, sino que también se alineó perfectamente con su estrategia empresarial de aumentar la fidelidad y satisfacción del cliente.

3. Medir el valor y el impacto a lo largo del tiempo

La capacidad de medir el valor y el impacto de un producto es fundamental para cualquier organización. En el mundo ágil, donde la adaptabilidad y el cambio son constantes, es especialmente importante tener una comprensión precisa del rendimiento del producto en relación con los objetivos establecidos. Sin métricas claras y una evaluación frecuente, es fácil perderse en la implementación sin tener una idea clara de si las acciones están generando el impacto deseado.

Lo que EBM introduce es una estructura y una mentalidad de medición constante, no solo al final de un sprint o de un proyecto, sino como una práctica integrada en el proceso de desarrollo y entrega.

 

Esta metodología no solo promueve la recolección de datos, sino también su interpretación y aplicación correctas. Medir por medir puede ser tan perjudicial como no medir en absoluto si no se sabe qué hacer con esos datos. EBM busca ofrecer herramientas y técnicas para interpretar datos, identificar tendencias y, en última instancia, tomar decisiones basadas en esos datos que conduzcan al producto y al negocio en la dirección correcta.

👉 Ejemplo con GymTonic

Imaginemos de nuevo a GymTonic en medio de su transformación digital. A medida que lanzan nuevas características y funciones en su plataforma digital, como una nueva interfaz de usuario o una opción para clases en línea, es esencial que puedan medir el valor que estas adiciones están aportando a sus usuarios. 

Utilizando EBM, GymTonic podría establecer objetivos y métricas claros, como tasas de participación en clases en línea, feedback de los usuarios sobre la nueva interfaz o el aumento de suscripciones a la plataforma. Al analizar estas métricas, pueden ajustar y refinar estas características y funcionalidades, asegurando que esté alineado con las expectativas y necesidades de sus clientes y, al mismo tiempo, contribuyendo a su objetivo principal: aumentar la fidelidad de sus clientes y mejorar sus márgenes comerciales.

4. Adaptabilidad: Asegurando la Relevancia y la Eficiencia

La adaptabilidad es una cualidad intrínseca de los enfoques ágiles. Pero, ¿qué significa realmente ser adaptable?

En el contexto de EBM, ser adaptable no se trata simplemente de reaccionar a los cambios, sino de anticiparse y adaptarse proactivamente a las circunstancias cambiantes del mercado, a las necesidades emergentes de los usuarios y a las oportunidades y amenazas competitivas.

Ser adaptable es más que simplemente cambiar el producto o servicio basándose en el feedback de los usuarios. Es una combinación de escuchar activamente, interpretar el mercado, comprender las tendencias y, sobre todo, estar dispuesto a cambiar incluso cuando el cambio puede ser incómodo o desafiante. ¿Cómo ayuda EBM?

  • Estableciendo metas estratégicas basadas en las necesidades de los clientes y de la empresa.
  • Estableciendo metas intermedias concretas y que en pocas semanas o meses permitan validar las hipótesis sobre las funcionalidades y entregar valor con entregas reales. Estas metas nos ayudan afrontar y validar proactivamente las necesidades del usuario y empresa.
  • Estableciendo metas tácticas a corto plazo, p.e. cada 2 semanas, para realizar trabajo efectivo de aprendizaje y entrega de producto.
  • Midiendo las métricas definidas para el valor del usuario y la empresa (valor actual) y las que nos permitan crecer y añadir cosas nuevas al producto (valor potencial)

👉 Ejemplo con GymTonic

Pongamos a GymTonic en este escenario. Como parte de su iniciativa de transformación digital, introdujeron una serie de clases virtuales en vivo, aprovechando la demanda creciente de fitness en línea. Aunque inicialmente obtuvieron una respuesta positiva, con el tiempo observaron que la asistencia comenzó a declinar. En lugar de simplemente ignorar esta tendencia o asumir que las clases no eran de interés, GymTonic decidió adoptar un enfoque proactivo. Empleando los principios de EBM, realizaron encuestas, analizaron los datos de asistencia y se dieron cuenta de que el horario de las clases no era conveniente para una gran parte de sus usuarios. Adaptándose a esta información, reprogramaron sus clases para horarios más populares y también introdujeron una opción de clases grabadas que los usuarios podían ver a su conveniencia. Esta adaptabilidad no solo mejoró la asistencia y el compromiso sino que también fortaleció la relación de GymTonic con sus clientes, demostrando que estaban dispuestos a escuchar y adaptarse a sus necesidades.

Evidence-Based Management de Scrum.org: vista de metas y métricas

5. Mejorar la capacidad de generar valor del equipo y de la organización

Además de establecer metas y métricas para hacer crecer y evolucionar el producto orientado al valor, EBM incorpora métricas para mejorar la capacidad de generar valor de los equipos y de la organización completa.

Las métricas Ability to Innovate (A2I) permiten aumentar la eficacia haciendo trabajo que genere resultados, y por tanto eliminar tareas que sean desperdicio (waste en terminología de Lean). Algunas fuentes de desperdicio que impiden generar varlo son, p.e.:

  • Dedicar tiempo a definir y entregar funcionalidades que el cliente no necesita realmente.
  • Dedicar tiempo a retrabajar funcionalidades que no se han entregado inicialmente bien hechas a nivel funcional, técnico o de usabilidad.
  • Perder el foco trabajando en muchos proyectos o funcionalidades a la vez.

Además de las métricas A2I, EBM establece otra área de métricas orientadas a acelerar el aprendizaje y la entrega de producto: las métricas Time 2 Market (T2M). Estas métricas tienen como objetivo eliminar impedimentos que retrasen la entrega de valor, de nuevo al más puro estilo de Lean. Algunos de estos impedimentos son:

  • Falta de una plataforma automatizada para acelerar la entrega de funcionalidades y reducir los errores manuales (DevOps).
  • Procesos burocráticos (como aprobaciones) previos al trabajo del equipo (Upstream), o bien posteriores (p.e. despliegues fijados semanalmente).
  • Falta de prácticas de desarrollo que permitan tener el incremento de producto frecuentemente integrado y «listo» (Done) para desplegarse.

Las métricas Ability 2 Innovate (A2I) y Time 2 Market (T2M) ayudan a crear transparencia entre todos los actores de una organización sobre estos impedimentos (a veces por problemas causados fuera del Equipo de producto) y los cambios prioritarios para solucionarlos.

👉 Ejemplo con GymTonic

Como ejemplo final, GymTonic, en su ambición de transformarse digitalmente, reconoce la importancia de medir y mejorar continuamente su capacidad de innovar y la velocidad con la que puede entregar valor a sus clientes. Para ello, ha adoptado dos métricas críticas de Evidence-Based Management: Ability to Innovate (A2I) y Time to Market (T2M).

Tomemos por ejemplo la iniciativa de GymTonic de introducir una nueva característica en su plataforma digital que permite a los usuarios crear rutinas personalizadas. La métrica Lead Time del grupo Ability to Innovate (A2I) se utilizó para controlar el tiempo seguir desde la ideación de esta función hasta su lanzamiento efectivo y su adopción por parte de los usuarios. Tras solo 3 meses desde la conceptualización, GymTonic lanzó la función y, en el primer mes, un 25% de sus usuarios activos ya la habían adoptado, validando su capacidad para innovar con rapidez y eficacia.

Como ejemplo adicional, el equipo de GymApp estaba también gestionando varias aplicaciones adicionales. El Scrum Master sospechaba que esto les hacía perder el foco y dedicar más tiempo del necesario al desarrollo de las funcionalidades por el sobrecoste del cambio de contexto entre iniciativas. Revisando el grupo de métricas Ability to Innovate (A2I), propuso al equipo medir el Context Switching durante un mes. Descubrieron que si priorizaran mejor el trabajo y se enfocaran en los cambios por separado, ganarían un 25% en productividad. Despues de un mes de aplicar la medida, descubrieron que la mejora era incluso superior, un 31% de mejora.

Ambos ejemplos reflejan cómo GymTonic, mediante el uso de métricas tácticas de mejora operacional, ha podido alinear y acelerar sus esfuerzos de transformación digital con las necesidades reales de sus clientes y las demandas cambiantes del mercado fitness.

5. Conclusión

En resumen, EBM aporta de manera una mejora integral en la capacidad de los equipos de alinearse con la estrategia y de la organización para generar valorAdemás se complementa perfectamente con otros modelos de gestión del trabajo como Scrum o Kanban.

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Alex Ballarin

Alex Ballarin es Professional Scrum Master y Business Agility Coach. Además de este blog, publica contenido frecuentemente en las redes sociales

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