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Scrum permite gestionar proyectos de ingeniería y desarrollo de nuevos productos de forma ágil. En éste artículo se explican las razones detrás del diseño de diversos elementos del modelo Scrum y cómo ayudan a conseguir la agilidad.

¿Por qué usar Scrum en proyectos)?

Hasta hace poco los métodos ágiles como Scrum o Kanban han sido principalmente aplicados a proyectos de desarrollo de software. Su éxito abordando proyectos complejos proporciona una alta velocidad a la vez que genera una reducida carga de trabajo (y costes) de gestión añadida al trabajo del propio proyecto, lo que ha generado interés fuera de su campo original. Y el desarrollo de nuevos productos de hardware (ingeniería mecánica y eléctrica) es una de las áreas más interesadas.

Cuanto más innovador es el desarrollo de producto, mayor es el riesgo de alejarse de las tres dimensiones que marcan el éxito de un proyecto:

  • a) Alcance y aptitud de uso.
  • b) Coste.
  • c) Calendario.

Así pues, el nivel de novedad del proyecto acaba creando más grados de libertad entre cualquier componente del producto y los demás así como con el coste y el calendario. El proyecto, por tanto, será más complejo y tendrá necesidad de una mayor adaptación.

Y es justo en la gestión de proyectos complejos con alta incertidumbre en los que Scrum es un excelente enfoque. Son retos que requieren una adaptación constante del equipo y las actividades, que difícilmente pueden ser programadas con precisión por anticipado.

Scrum enfoca el proyecto de una forma muy diferente a la forma habitual.

Reducir la complejidad a través de sprints

La complejidad crea riesgos y confusión. La forma de vencerla es simplificando, haciendo los proyectos más pequeños partiéndolos en trozos más manejables. Eso lo hace dividiendo el proyecto en sprints, los períodos temporales en los que se desarrollan fragmentos relevantes de la funcionalidad del producto entero (incrementos de producto). Son una secuencia de miniproyectos que crean una concentración de la energía del equipo en un reducido conjunto de tareas y prestaciones que, a la vez, posibilitan un flujo muy continuo de feedback y adaptación.

El propósito de esto es quintuple.

En primer lugar, se trata de descomponer el proyecto en partes más pequeñas y simples que pueden ser realizadas con menos dificultad y riesgo de fracaso.

En segundo lugar, facilitar la priorización de prestaciones de forma que las más valiosas sean realizadas primero. Así, si el proyecto alcanza su fecha límite puede decidirse de entregar un producto que cumpla sus funciones más valiosas aunque no disponga del 100% de las prestaciones iniciales. De esa forma se consigue flexibilidad en la entrega del alcance, que deja de ser un “todo o nada”.

En tercer lugar, hace posible obtener un feedback rápido del cliente y de la fiabilidad y capacidad de la tecnología. Reduce el riesgo de malentendidos sobre los requisitos del cliente o de descubrir defectos o problemas demasiado tarde en el desarrollo.

En cuarto lugar, esto permite fraccionar un plan muy complejo, largo y de alta incertidumbre en una serie de planes sencillos a corto plazo, con menor margen de error y coste de elaboración, que se irán ajustando y construyendo sobre la base de la nueva información obtenida durante su ejecución.

En quinto lugar, una meta cercana y sencilla proporciona una gran claridad y concentración de energía.

Por qué hace sprints Scrum

En el ciclo del Sprint es donde se encuentran algunas de las reuniones (o eventos) de Scrum. El Daily Scrum hace posible obtener feedback del progreso de las tareas del proyecto y sus obstáculos mientras que el Sprint Review proporciona feedback sobre los entregables listos para el uso. Por su lado, la Sprint Retrospective lo hace sobre el proceso de desarrollo y el equipo.

Entregar valor de forma continua a través de incrementos

Scrum, en lugar de pensar en realizar una entrega de la totalidad o nada del producto final con todas sus prestaciones (ya sean de alto valor, medio o bajo), descompone la entrega en una serie de versiones -llamadas incrementos-, cada una mejora sobre las anteriores, que son desarrolladas a través de sprints. Estas versiones no necesitan ser entregadas al cliente sino que pueden ser versiones internas que no necesitan ser entregadas al cliente final.

Entrega en proyecto tradicional vs proyecto Scrum

Ventajas de entregar incrementos frecuentes en Scrum.

La primera es que se entrega valor al cliente. Esto, además, le da confianza -al cliente o la Dirección- en lo que hace el equipo.

La segunda es que facilita drásticamente la inspección. La gestión de proyectos tradicionales, durante su ejecución, se centra en controlar la desviación de los inputs e hitos (coste, días) respecto al plan. No hay más remedio, ya que el producto no se entrega hasta el final y no puede ser inspeccionado. Scrum, al entregar una sucesión de productos mejorados al final de cada sprint permite inspeccionar el output, no el input. La claridad y transparencia que esto proporciona permite reducir enormemente la carga de actividades de gestión de los proyectos.

Reducir la sobrecarga de gestión para concentrarse en la ejecución

Otro aspecto destacado de Scrum es que su diseño reduce enormemente la carga de actividades necesarias para asegurar que se hace un seguimiento adecuado del proyecto. Menos distracciones comportan un aumento de la velocidad de ejecución del proyecto.

Los cuatro eventos de Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review y Sprint Retrospective proporcionan una cadencia regular de recogida de información importante sobre el progreso. El hecho de que los incrementos se entreguen al final de los sprints facilita la inspección del proyecto.

La enfoque de Scrum hacia incrementos y principios y valores como personas motivadas, colaboración, confianza, coraje o comunicación cara a cara, entre otros, proporcionan unos fundamentos que permiten el control (perdón, inspección) sin la sobrecarga de muchos de los informes formales con métricas indirectas que intentan reflejar, con más o menos acierto, el progreso real del proyecto.

En otras palabras, en lugar de ejecutar de forma detallada muchas actividades de gestión (planificación, comunicación, reporting, controlling, documentación,…) se sustituyen por la inspección de los incrementos y una serie de valores y eventos que, correctamente instaurados, reducen la sobrecarga sobre el proyecto mismo.

Al final, permite sacar más jugo al trabajo realizado.

Equipos pequeños y sin trabas

Finalmente, los equipos pequeños permiten una mayor cohesión y implicación ya que no hay ningún lugar donde esconder los problemas de rendimiento.

El énfasis en equipos auto-gestionados e interfuncionales significa que serán capaces de tomar decisiones rápidas sin esperar la actuación de algún órgano externo. Eso significa menos tiempo de espera a que un input externo (información, decisión o actividad) se realice por un tercero. Pero también que puedan actuar para dar apoyo a un recurso o habilidad que se haya convertido en un cuello de botella.

Como Scrum facilita la agilidad

Para recapitular, el enfoque de Scrum ayuda a los proyectos de ingeniería a romper la complejidad del desarrollo de nuevos productos en fases que proporcionan un feedback rápido gracias a los sprints reduciendo el overhead de actividades de gestión de proyectos y liberando al equipo de trabas organizativas que lastran el proyecto.

Todos los aspectos mencionados anteriormente hacen de Scrum un excelente entorno para impulsar su gestión de proyectos.

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