En este artículo entenderás como encajan Scrum y OKR:

  • ¿Qué son Scrum y OKR?
  • ¿Cómo se benefician juntos?
  • ¿Por qué Scrum necesita el contexto estratégico?
  • ¿Cómo combinar los eventos Scrum y OKR?
  • ¿Qué puedes hacer para comenzar a usarlos?
🤔 ¡Espero tu feedback sobre el artículo!

¿Qué son Scrum y OKR?

Comparar Scrum y OKR

¿Qué es Scrum y para qué sirve?

Scrum es un marco de trabajo diseñado para permitir a equipos solucionar problemas complejos. Estos equipos deben desarrollar y refinar continuamente sus procesos para adaptarse a su contexto.

El desarrollo de un producto es generalmente complejo porqué hay muchos aspectos que no conocemos inicialmente, como:

    • Cuáles son las necesidades de los clientes y qué solución se puede ofrecer (los requisitos).
    • Cuál es el encaje de la tecnología y especialmente, 
    • Cuál será la respuesta de las personas receptoras del producto y las que colaboran en el desarrollo.

Scrum permite a los equipos aprender sobre estos factores de una manera efectiva y eficiente mediante dos palancas:

    • La entrega frecuente del producto al final de cada Sprint, lo que permite aprender cómo mejorar el producto y la colaboración del equipo para siguientes Sprints.
    • El equipo autosuficiente y autogestionado, que permite aprender y tomar decisiones de manera rápida, según su comunicación frecuente y la orientación hacia unas metas comunes, a nivel de producto y a nivel de Sprint.

 

¿Qué son los OKR y para qué sirven?

OKR (Objetivos y Resultados Clave) es un sistema de gestión de objetivos que ayuda a las organizaciones a definir y alcanzar metas ambiciosas a través de objetivos claros y medibles.

Los OKR se establecen a varios niveles (organización, equipo, y a veces individual) y se revisan periódicamente para evaluar el progreso y reajustar las prioridades.

Los OKR necesitan tener definida una estrategia. Los objetivos pues, están para desplegar esta estrategia de manera concreta y progresiva, utilizando los resultados clave para medir la efectividad de las actividades de despliegue.

Las empresas y equipos que usan OKR suelen obtener beneficios como:


    1. Claridad y Enfoque: Los OKR proporcionan una visión clara de lo que la empresa y los equipos necesitan lograr en un periodo determinado, ayudando a enfocar esfuerzos en lo que realmente importa y evitando la dispersión de recursos en actividades de menor impacto.

    2. Alineación y Compromiso: Aseguran que todos los niveles y equipos de la organización estén alineados hacia los mismos objetivos estratégicos, lo que aumenta el compromiso de los equipos al comprender cómo su trabajo contribuye al éxito general de la empresa.

    3. Medición del Progreso: Ofrecen un sistema para medir el progreso hacia la consecución de los objetivos de manera objetiva y cuantificable, lo que permite realizar ajustes tácticos en tiempo real y tomar decisiones basadas en datos.

    4. Fomento de la Transparencia: Al establecer objetivos y resultados clave visibles para toda la organización, los OKR fomentan un ambiente de trabajo transparente donde todos los equipos pueden ver el progreso de los demás, lo que promueve la responsabilidad y el apoyo mutuo.

    5. Impulso a la Innovación: Al establecer objetivos ambiciosos pero alcanzables, los OKR animan a los equipos a buscar soluciones creativas e innovadoras para superar los desafíos, impulsando el crecimiento personal y el desarrollo organizacional.

 

¿Por qué encajan?

Scrum y los OKR encajan perfectamente en muchos aspectos de las organizaciones innovadoras:

    1. Los OKR facilitan el alineamiento de los equipos orientados a la estrategia que define la Dirección, y esto facilita a su vez la delegación hacia los equipos de trabajo y la efectividad de su autogestión.

    2. La entrega iterativa e incremental de Scrum es perfecta como modelo de gestión de los equipos que usan OKR, porqué ayuda a dividir los resultados clave (KR) en Metas de Sprint que se puedan validar cada pocos días y sobre el aprendizaje, repensar cómo avanzar.

    3. Mejora Continua: Scrum promueve la retrospectiva al final de cada sprint para identificar áreas de mejora. Los OKR, con sus ciclos de revisión regulares (integrables también con las Sprint Review de Scrum), proporcionan un marco para evaluar el progreso hacia los objetivos y ajustar la estrategia o tácticas según sea necesario. Esto promueve una cultura de mejora continua.

    4. Transparencia y Alineación: Ambos sistemas promueven la transparencia y la alineación dentro de la organización. Los OKR facilitan el alineamiento vertical de los equipos con la estrategia de la organización, y el alineamiento horizontal con otros equipos y roles que colaboren en las iniciativas.

    5. Mayor impacto y valor generado: Los OKR ayudan a los equipos a orientarse hacia los resultados que buscan los equipos y la organización, por encima de la presión excesiva de entregar funcionalidades (feature factory) o la tentación de trabajar en nichos ya sea a nivel de equipo, entre equipos, o con roles externos
Ejemplo de uso de los OKR en GymTonic

Un ejemplo del uso de OKR para el alineamiento vertical y horizontal de equipos en GymTonic

En este ejemplo, GymTonic, una cadena de gimnasios en plena transformación digital comienza a usar OKR para alinear a sus equipo con la estrategia corporativa (alineamiento vertical) y mejorar su coordinación (alineamiento horizontal).

De manera simplificada, GymTonic establece su visión como “Ser el mejor gimnasio de la ciudad para que los clientes mejoren su salud y disfruten con el deporte.” La visión define hacia dónde quiere ir la organización a largo plazo.

Aunque por simplicidad no reproducimos la estrategia de GymTonic, definida con un Lean Canvas, podemos imaginarla viendo los objetivos estratégicos que vienen a continuación.

Los OKR organizativos de GymTonic para avanzar hacia la visión, para los que se da el plazo de un año, son:

Objetivo Organizativo 1: Tener la mejor experiencia de cliente de los gimnasios en la ciudad.

  • KR 1.1: Los clientes pueden reservar el 80% de sus actividades online.
  • KR 1.2: Lograr un NPS del 70% (actual 30%)
  • ···

Vemos que los objetivos son cualitativos, ambiciosos y aspiracionales, mientras que los resultados clave son concretos y medibles.

Lo interesante es como los equipos pueden contribuir con sus OKR a los objetivos organizativos. Dado que el Objetivo Organizativo 1 habla de tener la mejor experiencia de cliente, los diferentes equipos pueden identificar como contribuir a este objetivo y como coordinarse entre ellos, p.e. al fijar sus OKR trimestrales:

O.O. 1: Tener la mejor experiencia de cliente de los gimnasios en la ciudad

  • Equipo de GymAPP: Facilitar las reservas de servicios a través de GymAPP.
  • Equipo Atención Cliente: Ayudar a usuarios a usar GymAPP para acelerar las reservas.

En el gráfico vemos dos aspectos clave del uso de OKR a nivel de equipos:

  • Los objetivos se asocian a resultados clave que permiten medir su consecución. En la Revisión del Sprint se puede medir si el trabajo del equipo ha avanzado o no hacia el resultado clave.
  • Se puede lograr una coordinación entre equipos mediante un objetivo comúnLos equipos de GymAPP y de Atención al Cliente deben colaborar hacia ese objetivo común.

Así pues, vemos como OKR es una herramienta muy potente para potenciar el alineamiento vertical y horizontal de los equipos de la organización.

 

Scrum funciona mejor con el contexto estratégico

La visión tradicional de Scrum, que mantiene la Guía Scrum, se basa en explicar la anatomía del Sprint.

Esto sin duda facilita que los equipos funcionen de manera efectiva durante los Sprints, pero les resta el contexto estratégico que necesita el equipo para tomar decisiones más allá del Sprint.

La Revisión del Sprint no está para demostrar lo que se ha entregado o evaluar el ritmo de entregas, sino para ¡pensar qué hacer a continuación a partir del aprendizaje obtenido!

La visión, estrategia de producto, hoja de ruta y release planning en Scrum

 

Como se ve en el diagrama, el contexto que ayuda al equipo a decidir en qué trabajar a continuación del Sprint finalizado se basa en:

  • La visión y la estrategia del producto y,
  • La hoja de ruta con los objetivos que ayudan a desplegar la estrategia.

La Meta de Producto en Scrum está pensada para ayudar al equipo a enfocarse y planificar el impacto para los clientes y la empresa. Los OKR del equipo se parecen mucho a esto.

La Meta de Sprint nos permite buscar tácticas y planificar el trabajo para ir avanzando progresivamente hacia los resultados clave (KR), e ir validando frecuentemente el contexto y los enfoques para avanzar.

En resumen, sin un contexto, los equipos pueden perder más fácilmente el foco en los objetivos del producto y darle un enfoque más cercano a la gestión de proyectos, priorizando la entrega de funcionalidades a tiempo.

Como ayudan los OKR a los equipos Scrum

¿Cómo pueden ayudar los OKR a los equipos Scrum?

Como escuché decir Jeff Gothelf, los OKR son una gran oportunidad para mejorar el impacto de los equipos de producto que usan Scrum.

Algunos de estos beneficios, apuntados también en apartados anteriores, son:

  • Falta de alineación estratégica: Scrum se centra en entregar valor a través de sprints, que son ciclos de trabajo cortos. Sin embargo, sin un marco como los OKR, estos sprints podrían no estar alineados con los objetivos estratégicos a largo plazo de la empresa.
  • Falta de visibilidad a nivel de la empresa: Los equipos de Scrum trabajan en sprints individuales, y aunque estos se pueden coordinar a nivel de la empresa, puede ser difícil para el resto de la organización ver cómo el trabajo de estos equipos se alinea con los objetivos más amplios.
  • Riesgo de centrarse demasiado en la velocidad de entrega: Sin los OKR para ayudar a definir qué es lo que realmente importa, los equipos de Scrum pueden sentirse presionados para entregar tantas características como sea posible, en lugar de centrarse en las que realmente aportan valor.
  • Falta de orientación a los resultados: Scrum se centra en la entrega continua de valor, pero sin los OKR, puede ser difícil medir ese valor o entender cómo se está progresando hacia los objetivos más amplios.
  • Falta de conexión entre los equipos: Sin un sistema de OKR, los equipos Scrum podrían trabajar en silos, haciendo lo que es mejor para su propio equipo pero no necesariamente para la organización en su conjunto.
Como alinear los eventos scrum y las ceremonias de okr

¿Cómo combinar las cadencias de Scrum y de OKR?

El alineamiento habitual entre los Sprints de Scrum y los Ciclos OKR es sencillo:

Planificación a medio plazo

  • OKR tiene dos eventos asociados, la Definición de OKR y el Lanzamiento de OKR.
  • Scrum tiene su Meta de Producto, pero no tiene ningún evento oficial para planificarla. Muchos equipos realizan un “Release Planning” para esto.

Planificación a corto plazo

  • OKR no tiene ningún evento formal para planificar el trabajo diario. Esto ya se hace durante los eventos de seguimiento (Check-in semanal o quincenal).
  • Scrum sí tiene la planificación del Sprint, entre 1 y 4 semanas habitualmente.

Seguimiento y adaptación

  • El OKR Check-In es un evento clave donde se evalúa el avance según el estado de los OKR y el contexto que aporten los participantes.
  • El Sprint Review tiene una función muy parecida.

Mejora continua de los equipos

  • Tanto OKR como Scrum tienen eventos de retroalimentación para mejorar la efectividad interna de los equipos y con el resto de actores involucrados. 
  • En el caso de OKR el evento se llama Reflexión y Retroalimentación, mientras que para Scrum, el evento se llama Sprint Retrospective.
 

Conclusiones

Las ideas más importantes del artículo son:

  • Scrum y OKR son enfoques complementarios. ORK se centra en la fijación de objetivos y su seguimiento, de manera similar a Scrum, aunque éste se centra más en la gestión del trabajo del equipo.
  • OKR puede ayudar a los equipos Scrum a mejorar su alineamiento con la estrategia, y por tanto facilitar la delegación de la Dirección.
  • Scrum puede ayudar a OKR con un modelo de colaboración y aprendizaje incremental y efectivo.
  • Las cadencias de ambos enfoques son compatibles y sencillas de integrar.
 

¡Reflexión y acción!

Finalmente, quería lanzar estas preguntas para reflexionar y llamarte a la acción.

  1. ¿Notas que tu Equipo Scrum y la organización ponen demasiado énfasis en las entregas y poco en los impactos en cliente y empresa? OKR puede ayudar.
  2. ¿Es difícil tener verdaderos equipos Scrum multidisciplinarios? El alineamiento de los OKR con roles externos puede mitigar esa dificultar.
  3. ¿Los OKR no siempre se ejecutan con el foco y efectividad buscados? Scrum puede ayudar con equipos guiados por este marco de trabajo.

Espero que te haya parecido interesante el artículo, y contacta conmigo si te gustaría comentarlo. 🤗

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Alex Ballarin

Alex Ballarin es Professional Scrum Master y Business Agility Coach. Además de este blog, publica contenido frecuentemente en las redes sociales

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