Scrum y la gestión del tiempo

Gestión del tiempo en equipos Scrum

Scrum es un marco de trabajo que ayuda resolver problemas complejos, como dice la Scrum Guide. Uno de los factores que induce dicha complejidad es la coordinación en las organizaciones, y dentro de ésta, la gestión del tiempo. Para maximizar el beneficio del trabajo de los equipos, es vital conseguir dedicarle el máximo tiempo a las actividades que contribuyen a generar valor y minimizar aquel dedicado a otras tareas que imponen la burocracia o la coordinación organizativa.

Una primera medida para ésto es que los Equipos Scrum tengan claro que hacer en cada momento, y para ello éstos suelen planificar conjuntamente sus releases, el objetivo y backlog de los sprints. Pero esto no basta, porque durante el Sprint suelen aparecer necesidades o peticiones imprevistas que pueden desviar la atención del equipo y reducir el valor generado por el trabajo del Sprint. El Product Owner debe ayudar al equipo a tener clara la meta del Sprint desde el principio y proteger al equipo de cambios innecesarios y evitables. Sin embargo, propio Equipo de Desarrollo debe gestionar el Sprint y la organización debe tener claro que éste es quien decide que hace o no durante el Sprint para cumplir la meta. Las discusiones del Daily Scrum deben contribuir a que el equipo replanifique diariamente como optimizar el resultado del Sprint, aceptando imprevistos que añadan un beneficio sobre el plan inicial, y rechazando aquellos (internos o externos) que deterioren el valor generado.

Otra medida, tan importante como tener claro que hacer en el Sprint o durante cada uno de sus días, es maximizar el tiempo disponible para tareas productivas. Sobre esto versa el artículo.

En los círculos externos del esta figura tiene más importancia dedicir qué hacer para maximizar el valor del producto. En los círculos más internos cobra mayor importancia como organizarse para maximizar el valor del trabajo.

¿Cómo aumentar el foco del Equipo de Desarrollo?

El foco es uno de los valores propios de Scrum, como se dice en la Scrum Guide. Para hacerlo efectivo, es necesario «poner foco en el foco». Para ello el Equipo Scrum, ayudado por el Scrum Master, debería ser consciente de su importancia y de como mejorar constantemente su aplicación. Algunas medidas útiles suelen ser:

• Definir los valores del equipo y tenerlos presentes (p.e. un poster en el espacio de trabajo).
• Registrar la dedicación. Aunque suene poco ágil, esta información puede ser preciosa para mejorar en las retrospectivas la gestión del tiempo.
• Pensar durante el Daily como optimizar el valor del Sprint. Esto puede requerir descartar tareas propuestas por actores externos o miembros del equipo. Afrontar estas decisiones requiere coraje, otro de los valores de Scrum, y la capacidad del equipo para tratar productivamente los conflictos.

La disciplina de gestión del tiempo

Según Wikipedia, la gestión del tiempo es el proceso de planificar y ejercer un control consciente sobre el límite de tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para incrementar la efectividad, eficiencia y productividad. Esto puede parecer frío, pero implica consecuencias como el éxito profesional o la cantidad (y calidad) del tiempo que nos queda para practicar nuestras aficiones o pasar tiempo con la familia y amigos.

Sin entrar en detalles, algunas de las principales actividades para gestionar el tiempo son:

• Crear un entorno que facilite la efectividad.
• Fijar prioridades
• Realizar las actividades según las prioridades.
• Reducir el tiempo en actividades no prioritarias.
• Fijar incentivos para asegurar el cumplimiento de las fechas de entrega.

Podríamos analizar como el uso correcto de Scrum aporta a cada una de estas actividades. Además de esto, existen técnicas, metodologías y cuerpos de conocimiento que pueden proporcionar un gran beneficio a la gestión del tiempo por parte del equipo. El Scrum Master haría bien en dominarlas y ayudar al equipo a adoptarlas.

La gestión de las interrupciones

La necesidad de gestionar las interrupciones siempre ha existido en el «trabajo de oficina», pero se ha hecho imprescindible desde la aparición de Internet y más aún con la introducción de los móviles inteligentes y las redes sociales.

Métodos de gestión de tiempo en Scrum

Cada miembro del equipo es responsable de mantener su foco y su productividad. Los métodos de gestión del tiempo pueden ayudarle. Dos de los más populares son:

• El método Getting Things Done (GTD) se basa en planificar el trabajo en una herramienta para «sacarlo de la cabeza» y realizar posteriormente esta planificación. Esto aumenta la eficacia y reduce el estrés. Más allá de la fuente de tareas que es el Backlog del Sprint, así como la planificación diaria del trabajo del Daily Scrum, estas necesidades suelen salir de llamadas, correos, chats y visitas físicas al puesto de trabajo (ver apartado siguiente).
• El método Pomodoro se fija excusivamente en mantener la concentración y es sumamente simple. Se basa en fijar bloques de 25 minutos durante los cuales no podemos realizar nada excepto la tarea en curso y bloques de 5 minutos para otras actividades que suelen «robarnos» el tiempo, como correo, chats, llamadas, etc. Al final del día se cuentan los pomodoros, y nos permite ver cuanta concentración hemos conseguido. El creador de la técnica aconseja usar herramientas simples como el papel, pero también hay herramientas gratuitas (p.e. esta) que nos ayudan a contar los pomodoros.

O siempre podemos usar un temporizador de cocina tan simpático como este.

Gestión de interrupciones en el Sprint

Además de la gestión del tiempo personal, el equipo puede utilizar diferentes técnicas para gestionar conjuntamente las distracciones:

• Mr. Wolf: como en la película Reservoir Dogs, su misión es «resolver problemas». Diversos equipos con los que he trabajado deciden rotar este rol entre los miembros del equipo, p.e. diariamente. Este rol atenderá todos los imprevistos, incluso aquellos que se salgan parcialmente de su zona de confort, y permitirá a los demás miembros concentrarse en las tareas planificadas.
• Cuadrante de criterios: una pizarra con los ejes Importante vs Urgente, puede ayudar a planificar conjuntamente qué interrupciones deben realizarse durante el día, Sprint, retrasarlas para otro Sprint o no hacerse nunca.
• Ventanas de contacto con el equipo: se pueden acordar ventajas (p.e. de 9h a 9.30 y de 15h a 15.30h) para que personas externas al equipo le llamen o visiten pidiendo imprevistos.

Qué estas medidas se mantenga depende de la concienciación y determinación del equipo, reforzada por el análisis que se haga en las Retrospectivas. Pero también es vital la comprensión y entendimiento por parte de las demás personas de la organización. Proporcionarles evidencias (datos) sobre tiempo dedicado a tareas menos valisas puede ser una palanca muy útil, aunque requiera el «impopular» registro de dedidación.

Notificaciones, emails y chats

Las herramientas colaborativas, como Jira, Confluence, Github o Jenkins, proporcionan un servicio muy útil: las notificaciones. Permiten estar actualizado de cambios en tareas, defectos, páginas o ficheros con notificaciones, que típicamente llegan al correo. Esto ahorra reuniones y permite ampliar la delegación en los compañeros, al saber que vamos a recibir dichas notificaciones. Ahora bien, si están mal configuradas pueden llegar a saturar el correo y ser un grave inconveniente. Esto puede mejorarse clasificando las notificaciones:

• Notificaciones efímeras, que no tienen sentido leer pasadas unas horas (p.e. el resultado de un build): son las más numerosas y es mejor recibirlas en un chat.
• Notificaciones que conservan la importancia si se leen pasados 1, 2 o más días. Estas son menos frecuentes y se pueden seguir recibiendo en el correo.

Por otro lado, las herramientas tipo chat (p.e. Slack) nos permiten estar sincronizados de manera muy eficiente, aunque conviene utilizarlas de manera correcta:

• Crear canales temáticos con una audiencia concreta para no enviar mensajes a receptores innecesarios.
• Pensar en periodos de desconexión personal del chat (similar a la técnica Pomodoro) para no perder más tiempo del necesario con ellos.

Salas para pensar

En algunas organizaciones se han implementado «salas para pensar», donde se debe entrar sin móvil y no se puede hablar. Aunque suene radical, pueden ser muy útiles en momento de tareas que requieran una alta concentración.

Finalmente: autocontrol

Un aspecto fundamental, en el que puede ayudar el Scrum Master como coach personal, es el autocontrol. Reconocer el impacto de los «ladrones de tiempo» en el trabajo puede ser el primer paso para ponerles freno, p.e.

• No tener abierto el correo (p.e. Gmail) permanentemente, sino a horas concretas.
• Quitar las notificaciones de las aplicaciones de chat y redes sociales.
• Revisar al final de la jornada cuantos accesos hemos hecho a páginas web (diarios, redes sociales, etc.)

Finalmente, quería incluir esta infografía con algunos consejos prácticos de gestión del tiempo.

Fuente: https://appfluence.com/productivity/time-management-exercises-managers/9-time-management-tips/