5 ideas para flexibilizar la estructura organizativa

Ideas para mejorar la flexibilidad organizativa | business agility

Las estructuras organizativas planas y autónomas permiten, cuando se les dan objetivos y límites claros, entregar soluciones más efectivas y creativas a los ratos de la organización, en menor tiempo y con mayor eficiencia

B1

🤝 Implementar estructuras menos jerárquicas y más horizontales

GymTonic reorganizó si estructura interna para para minimizar la jerarquía, y promover un flujo de información y toma de decisiones más rápida y eficiente. Una estructura horizontal implica menos niveles de gestión y mayor colaboración entre los empleados y departamentos.

👍 Ventajas

Implementar estructuras menos jerárquicas y más horizontales puede aportar ventajas como estas:
  • Mayor agilidad en la toma de decisiones, ya que hay menos niveles de aprobación y burocracia.
  • Mayor autonomía y responsabilidad para los empleados, lo que puede aumentar su motivación y compromiso.
  • Mayor colaboración entre departamentos y equipos, lo que puede generar sinergias y mejores soluciones para los clientes.
  • Una estructura más flexible puede facilitar la adaptación a los cambios del mercado y las necesidades de los clientes.

⚡ Riesgos

  • La reducción de la jerarquía puede generar incertidumbre y resistencia al cambio en algunos empleados, especialmente aquellos que ocupan puestos de gestión intermedia.
  • La falta de claridad en las líneas de autoridad y responsabilidad puede generar conflictos y problemas en la toma de decisiones.
  • La transición hacia una estructura más horizontal puede requerir tiempo y recursos, lo que puede afectar a la operativa de GymTonic durante el proceso.

👣 Pasos para hacerlo real

  1. Evaluar la estructura organizativa actual de GymTonic y determinar las áreas en las que se pueden eliminar niveles de gestión o simplificar procesos.
  2. Comunicar a los empleados la visión y los objetivos de la nueva estructura, explicando los beneficios y cómo afectará a sus roles y responsabilidades.
  3. Desarrollar un plan de implementación, basado en hitos e iteraciones, que incluya la reasignación de roles y responsabilidades, la capacitación y el apoyo necesario para los empleados afectados por la reestructuración.
  4. Monitorizar el progreso de la implementación y ajustar el plan según sea necesario, aprendiendo, y abordando cualquier las circunstancias inesperadas o las resistencia al cambio.
  5. Continuar evaluando y ajustando la estructura organizativa para asegurar que siga siendo eficiente y flexible a medida que cambian las necesidades del negocio y los clientes.

🔎 Ejemplo concreto

GymTonic podría comenzar por simplificar su estructura organizativa eliminando algunos niveles de gestión intermedia y redistribuyendo responsabilidades a otros empleados o equipos.

Por ejemplo, en lugar de tener un gerente para cada área del gimnasio (como clases grupales, entrenamiento personal y atención al cliente), se podrían asignar responsabilidades específicas a líderes de equipo o empleados clave que trabajen de manera colaborativa y estén más cerca del cliente.

Esta reestructuración permitiría una toma de decisiones más rápida y ágil y fomentaría la colaboración entre los distintos servicios del gimnasio. Además, al empoderar a los empleados con mayor autonomía y responsabilidad, GymTonic podría aumentar su compromiso y motivación, lo que a su vez podría mejorar la calidad y el valor de los servicios ofrecidos a los clientes.

B2

👩‍💼 Crear equipos interfuncionales o autónomos.

La creación de equipos interfuncionales o autónomos implica combinar empleados de diferentes departamentos o áreas de especialización en un solo equipo para trabajar en proyectos o iniciativas específicas. Estos equipos pueden tomar decisiones y ejecutar acciones de manera autónoma, sin depender de la aprobación de niveles superiores de la organización.

👍 Ventajas

Crear equipos interfuncionales y autónomos puede aportar ventajas como estas:

  • Mejor comunicación y colaboración entre áreas de especialización, lo que puede resultar en soluciones más innovadoras y eficientes.
  • Mayor agilidad en la toma de decisiones y ejecución de acciones, ya que los equipos tienen autonomía para actuar.
  • Mayor compromiso y satisfacción de los empleados, al permitirles asumir un papel más activo y significativo en el desarrollo de proyectos o iniciativas.
  • Facilita la adaptabilidad y la innovación al permitir a los equipos responder rápidamente a las necesidades de los clientes y las tendencias del mercado.

 ⚡ Riesgos

  • Los empleados pueden sentirse abrumados o incómodos al tener que trabajar en un entorno diferente y con personas con habilidades y perspectivas distintas.
  • Posible falta de claridad en roles y responsabilidades dentro de los equipos, lo que podría generar conflictos o dificultades en la toma de decisiones.
  • Duplicación de esfuerzos o falta de coordinación entre equipos interfuncionales si no se establecen líneas claras de comunicación y colaboración.

👣 Pasos para hacerlo real

  1. Identificar proyectos o iniciativas en GymTonic que podrían beneficiarse de un enfoque interfuncional, como la implementación de una nueva plataforma digital para clientes.
  2. Seleccionar a empleados de diferentes departamentos o áreas de especialización que tengan habilidades y conocimientos complementarios para formar equipos interfuncionales.
  3. Establecer objetivos claros y plazos para los equipos, así como definir roles y responsabilidades dentro de los mismos.
  4. Proporcionar recursos y apoyo a los equipos interfuncionales, incluyendo capacitación y herramientas de colaboración.
  5. Estar atentos al rendimiento y a las necesidades de los equipos, ajustando la estructura o enfoque según sea necesario para garantizar el éxito de los proyectos o iniciativas.

🔎 Ejemplo concreto

GymTonic podría formar un equipo interfuncional para desarrollar e implementar una nueva aplicación móvil que permita a los clientes reservar clases, acceder a entrenamientos personalizados y recibir notificaciones sobre promociones y eventos. Este equipo podría estar compuesto por empleados de las áreas de atención al cliente, tecnología de la información, marketing y entrenadores personales.

Al trabajar juntos, estos empleados podrían aportar sus conocimientos y habilidades específicas para crear una solución completa y eficiente que responda a las necesidades y expectativas de los clientes.

El equipo interfuncional tendría autonomía para tomar decisiones y ejecutar acciones, lo que permitiría una implementación más rápida y efectiva de la aplicación móvil. Al mismo tiempo, la colaboración entre los empleados de diferentes áreas de especialización podría generar ideas innovadoras y soluciones creativas que mejoren aún más la propuesta de valor de GymTonic para sus clientes.

B3

🎯 Establecer roles y responsabilidades flexibles.

Establecer roles y responsabilidades flexibles implica permitir y facilitar que los empleados asuman diferentes tareas y responsabilidades en función de las necesidades de la organización y sus propias habilidades y competencias.

Esto puede incluir la rotación de roles, la colaboración en proyectos específicos o la adaptación de responsabilidades según las prioridades de negocio.

👍 Ventajas

Ser flexible con los roles y responsabilidades puede aportar diversas ventajas, como estas:

  • Aumento de la adaptabilidad y capacidad de respuesta de la organización al permitir a los empleados abordar rápidamente nuevos desafíos y oportunidades.
  • Desarrollo de habilidades y competencias más amplias en los empleados, lo que puede mejorar su satisfacción laboral y su valor para la organización.
  • Mayor compromiso de los empleados al darles la oportunidad de asumir nuevas responsabilidades y desafíos.
  • Fomento de la innovación y el pensamiento creativo al exponer a los empleados a diferentes áreas y aspectos del negocio.

 ⚡ Riesgos

  • Posible confusión o falta de claridad en cuanto a las responsabilidades y expectativas de los empleados.
  • Sobrecarga de trabajo o estrés para los empleados si se les asignan demasiadas tareas o responsabilidades adicionales sin el apoyo adecuado.
  • Riesgo de desenfoque en las prioridades de negocio si los empleados se ven constantemente reasignados a diferentes tareas o responsabilidades.

👣 Pasos para hacerlo real

  1. Identificar las áreas del negocio de GymTonic donde la flexibilidad en roles y responsabilidades podría ser más beneficiosa, como la implementación de nuevas tecnologías digitales o el desarrollo de nuevas ofertas de servicios.
  2. Evaluar las habilidades y competencias de los empleados para identificar oportunidades de reasignación o adaptación de roles y responsabilidades. Tener en cuenta las opiniones de los empleados mejora este análisis y les motiva.
  3. Establecer un marco claro para la rotación de roles o la adaptación de responsabilidades, incluyendo criterios de selección, duración y objetivos. Un compromiso verbal y claro con las partes implicadas puede ser suficiente.
  4. Dar capacitación y apoyo a los empleados para facilitar la transición a nuevos roles o responsabilidades y garantizar su éxito en estas tareas.
  5. Monitorizar el impacto de la flexibilidad en roles y responsabilidades en el rendimiento de los empleados y la organización en general, y ajustar según sea necesario.

🔎 Ejemplo concreto

En el caso de GymTonic, uno de los objetivos podría ser mejorar la experiencia del cliente en sus instalaciones. Para lograr esto, podrían asignar a los empleados responsabilidades adicionales o adaptar sus roles según las necesidades específicas.

Por ejemplo, un entrenador personal podría asumir temporalmente la tarea de supervisar el uso de las nuevas máquinas digitales instaladas en el gimnasio para garantizar que los clientes las utilicen correctamente y aprovechen al máximo sus funcionalidades.

Además, podrían rotar roles entre empleados de diferentes áreas, como marketing y atención al cliente, para que puedan comprender mejor las necesidades de los clientes y colaborar en la creación de soluciones y propuestas de valor más atractivas. Para facilitar este proceso, GymTonic deberá proporcionar capacitación y apoyo a los empleados en sus nuevas responsabilidades y monitorizar su progreso y el impacto en la organización.

B4

🎯 Fomentar la colaboración y la comunicación entre departamentos.

Fomentar la colaboración y la comunicación entre departamentos implica alentar el intercambio de información, ideas y recursos entre diferentes áreas de la organización.

Esto puede incluir la realización de reuniones interdepartamentales, la creación de espacios compartidos de trabajo o el uso de herramientas digitales que faciliten la comunicación y la colaboración, o técnicas de colaboración como las Estructuras Liberadoras.

👍 Ventajas

Fomentar la colaboración entre areas, funciones y departamentos de la empresa, puede proporcionar ventajas como estas:

  • Mayor comprensión de las necesidades, objetivos y desafíos de cada departamento, lo que puede mejorar la toma de decisiones y la eficiencia de la organización.
  • Fomento de la innovación y el pensamiento creativo al combinar ideas y enfoques de diferentes áreas del negocio.
  • Mejora en la resolución de problemas al involucrar a empleados con diferentes habilidades y conocimientos.
  • Incremento en el compromiso y la satisfacción laboral de los empleados al permitirles participar activamente en proyectos y decisiones que afectan a toda la organización.

⚡ Riesgos

  • Posibles conflictos o tensiones entre departamentos debido a diferencias en prioridades, objetivos o enfoques de trabajo.
  • Demoras o ineficiencias en la toma de decisiones si la colaboración y comunicación no están bien gestionadas.
  • Desenfoque en las prioridades de negocio si los empleados se dedican demasiado tiempo a actividades interdepartamentales en detrimento de sus responsabilidades específicas.

👣 Pasos para hacerlo real

  1. Identificar las áreas del negocio de GymTonic donde la colaboración y comunicación interdepartamental podrían tener un impacto significativo en la mejora de los servicios y la experiencia del cliente.
  2. Establecer un marco o protocolo para la colaboración y comunicación entre departamentos, incluyendo objetivos claros, responsabilidades y expectativas.
  3. Implementar herramientas digitales o espacios de trabajo compartidos que faciliten el intercambio de información y la colaboración entre los diferentes departamentos.
  4. Organizar reuniones interdepartamentales regulares para discutir el progreso de proyectos conjuntos, compartir información y abordar problemas o desafíos.
  5. Monitorizar el impacto de la colaboración y comunicación interdepartamental en la organización y ajustar según sea necesario.

🔎 Ejemplo concreto

En el caso de GymTonic, podrían crear un comité interdepartamental que incluya representantes de marketing, atención al cliente, entrenadores y personal técnico. Este comité podría tener reuniones regulares para discutir estrategias para mejorar la experiencia del cliente, como el diseño de nuevos programas de entrenamiento personalizado, la promoción de eventos especiales o la implementación de tecnologías digitales en el gimnasio.

Además, GymTonic podría implementar una plataforma digital que permita a los empleados de diferentes departamentos compartir información, colaborar en proyectos y comunicarse de manera efectiva. Esto ayudaría a garantizar que todos los empleados estén al tanto de las últimas novedades y puedan contribuir con sus ideas y conocimientos para mejorar los servicios y la experiencia del cliente.

Para garantizar el éxito de estas iniciativas, GymTonic deberá proporcionar capacitación y apoyo a los empleados para que puedan aprovechar al máximo las oportunidades de colaboración y comunicación, y estar atentos a los posibles desafíos

B5

🚧 Eliminar barreras burocráticas para facilitar la toma de decisiones ágiles.

Eliminar las barreras burocráticas implica simplificar los procesos internos y reducir la cantidad de aprobaciones necesarias para llevar a cabo acciones y decisiones en la organización. El objetivo es agilizar la toma de decisiones y permitir una mayor adaptabilidad y flexibilidad en la empresa.

👍 Ventajas

  • Mayor velocidad y eficiencia en la toma de decisiones, lo que permite a la organización adaptarse rápidamente a cambios en el entorno o en las necesidades del cliente.
  • Empoderamiento de los empleados al permitirles tomar decisiones y responsabilizarse por sus acciones sin tener que pasar por procesos burocráticos tediosos.
  • Reducción de la carga administrativa, lo que permite a los empleados centrarse en actividades de mayor valor.
  • Mayor innovación y creatividad, ya que los empleados tienen más autonomía para explorar nuevas ideas y soluciones.

 ⚡ Riesgos

  • Falta de control y supervisión, lo que podría llevar a decisiones inadecuadas o incoherentes con los objetivos y valores de la organización.
  • Potencial aumento en la toma de riesgos no calculados, ya que los empleados podrían tomar decisiones sin pasar por los procesos de aprobación tradicionales.
  • Dificultades en la coordinación y comunicación entre departamentos si no se establecen mecanismos adecuados para compartir información y mantener a todos informados.

👣 Pasos para hacerlo real

  1. Identificar y evaluar los procesos burocráticos existentes en GymTonic y determinar cuáles pueden ser simplificados o eliminados sin comprometer la calidad y seguridad de los servicios ofrecidos.
  2. Establecer límites y pautas claras para la toma de decisiones autónomas, asegurando que los empleados entiendan las responsabilidades y expectativas asociadas.
  3. Capacitar a los empleados en la toma de decisiones y la gestión de riesgos, fomentando una cultura de responsabilidad y transparencia.
  4. Implementar mecanismos de comunicación y coordinación que faciliten el intercambio de información y la toma de decisiones colaborativas entre departamentos.
  5. Monitorizar y evaluar el impacto de la reducción de barreras burocráticas en la eficiencia, la innovación y la satisfacción del cliente y ajustar según sea necesario.

🔎 Ejemplo concreto

GymTonic podría revisar sus procesos internos y encontrar áreas donde la burocracia puede ser reducida, como en la aprobación de nuevos programas de entrenamiento o la adquisición de equipos.

Al permitir que los entrenadores y otros empleados tomen decisiones en estas áreas sin tener que pasar por múltiples niveles de aprobación, GymTonic puede adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes de sus clientes y ofrecer una experiencia más personalizada y flexible.

GymTonic también puede establecer límites y pautas claras para la toma de decisiones autónomas, garantizando que los empleados se sientan capacitados para tomar decisiones, pero también entiendan las responsabilidades y expectativas asociadas. Esto podría incluir la implementación de políticas de comunicación, transparencia y reporte para garantizar que las decisiones tomadas a nivel local son correctas y evitan riesgos o perjuicis innecesarios.

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Alex Ballarin

Alex Ballarin es Professional Scrum Master y Business Agility Coach. Además de este blog, publica contenido frecuentemente en las redes sociales

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