Ejecutar la estrategia ágil con OKR y Flight Levels

OKR, Flight Levels y Scrum forman un sistema structurado de trabajo que permite crear, desplegar y coodinar la estrategia de manera ágil, manteniendo el alineamiento de los equipos.

En este artículo os explicamos qué aportan el nivel 2 de Flight Levels y OKR al despliegue coordinado de la estrategia. 👇

Este es el artículo 2 de 3 de una serie sobre Business Agility a partir de las charlas y trabajos con clientes en los últimos meses. La serie consiste en:

  1. Estrategia ágil con OKR, Scrum y Flight Levels (26/3/2024)
  2. Gestión del flujo de valor con OKR, Scrum y Flight Levels (esta entrega)
  3. Orientación a valor en Scrum con OKR (16/4/2024)

Claves de la ejecución ágil: foco, transparencia y alineamiento

En el primer artículo expliqué porqué es difícil desplegar las estrategias y como un sistema de trabajo basado en el uso conjunto de OKR, Flight Levels y Scrum permite hacerlo mediante:

  • Transparencia: tanto la estrategia, sus objetivos (OKR) y las iniciativas estratégicas están visibles en el nivel 3 de Flight para todas las partes involucradas.
  • Alineamiento: los objetivos (OKR) e iniciativas estratégicas compartidas se despliegan a través de un punto único (nivel 2 de Flight Levels) donde coinciden todos los equipos.
  • Validación creciente: las iniciativas estratégicas se realizan comenzando con las actividades más rápidas para descartar lo antes posible sus riesgos.
  • Aprendizaje continuo: la colaboración frecuente entre las partes interesadas en el nivel 3 de estrategia (p.e. semanal) y nivel 2 de coordinación (p.e. bisemanal), además de los check-ins de los OKR (p.e. semanal) fomentan el aprendizaje continuo.

En este artículo pondré el foco en el seguimiento de la ejecución con OKR y Flight Levels nivel 2.

Coordinar las actividades estratégicas mediante OKR y el nivel 2 de Flight Levels

Voy a explicar la coordinación y alineamiento de los equipos en las iniciativas estratégicas con el ejemplo que iniciaba en el artículo anterior, basado en mi caso de estudio favorito de los gimnasios GymTonic.

Despliegue coordinado de la estrategia con OKR, Flight Levels y Scrum

La Dirección ha establecido que la estrategia pasa por mejorar la satisfacción de los usuarios con las reservas de las actividades. 

Se ha consensuado un objetivo anual a tal efecto, y otro objetivo intermedio trimestral que pone el foco en agilizar las reservas de autoservicio por el usuario. Además se marca un resultado clave que se espera alcanzar al final del trimestre, el 50% de autoreservas.

En un evento de planificación trimestral de los OKR se definen dos iniciativas pequeñas (épicas) para alcanzar dicho objetivo:

  1. Facilitar las reserva de las salas de pádel vía GymAPP
  2. Facilitar las reserva de las salas de pádel vía GymWeb

Este evento se realiza como parte de las reuniones entre la Dirección y los líderes de las iniciativas, en el nivel 3 de Flight Levels.

El Product Manager que gestiona la web de clientes y GymAPP consensúa con los equipos involucrados priorizar las reservas vía GymAPP, porque las entrevistas a los usuarios dicen que prefieren reservar desde cualquier lugar.

Una vez que se pone en marcha esta épica, se trabaja con los equipos de web y GymAPP para planificar cómo realizarlas. 

De la épica, que puede tardar varias semanas en entregarse, surgen dos historias de usuario más pequeñas e independientes.

  • Como usuario quiero poder autoreservar el pádel para ganar tiempo.
  • Como usuario quiero poder que la IA proponga las reservas para encontrar pistas disponibles más frecuentemente.

Y se decide comenzar por la autoreserva, dado que se estima una menor relación coste+riesgo / beneficio.

En la fase de definición de las autoreservas de pádel vía GymAPP, se definen dos tareas separadas:

  • Diseñar los mockups de las reservas
  • Preguntar a los usuarios sobre el contexto de las reservas, y aprovechar para pedir feedback sobre las maquetas.

Estas tareas van a parar al nivel 1 de los equipos de desarrollo App y de operaciones (p.e. recepción y técnicos de fitness), que trabajan en paralelo y van coordinando su ejecución bisemanalmente en los eventos del nivel 2.

Las claves para que el nivel 2 de Flight Levels sea efectivo son:

  • Los equipos implicados coordinan sus aprendizajes y dependencias en varias ocasiones durante la semana.
  • Los equipos no inician nuevos trabajos planificados mientras no completen las tareas con dependencias de otros equipos (límite de WIP).
  • Las personas que “suben y bajan” entre el nivel 1 de los equipos y el nivel 2 suelen ser las mismas, habitualmente tech leads o product managers.

Seguimiento de la ejecución con OKR y Flight Levels

Además de la coordinación de las tareas, hace falta ver si los resultados son los esperados.

El Product Owner va midiendo los resultados cuando comienzan a estar disponibles, en este caso cuando la historia de autoreservas esté en fase de pilotaje. Pueden haber pasado un Sprint o más.

Durante los eventos de Sprint Review de Scrum, que pueden unificarse con los de Check-In de OKR, se comparten las métricas sobre las reservas con los equipos implicados, p.e.:

  • Después de haber incorporado a 10 usuarios con las autoreservas de pádel durante 2 semanas, la tasa de autoreservas está en el 30%
  • Por ello se decide abrir una nueva tarea para investigar estos resultados con los clientes.

Además, en las reuniones p.e. quincenales con dirección en el nivel 3 de Flight Levels, se comparten estos datos y otra información que pueda ser relevante para la dirección, p.e.:

  • Actuar sobre dependencias que no haya podido arreglar el nivel 2 de OKR.
  • Cambiar el alcance de la iniciativa, p.e. porque se complica la primera épica.
  • Derivar lecciones del trabajo en curso para otras iniciativas “en vuelo” o para la propia estrategia.

De la PMO a la Value Management Office (VMO)

La Value Management Office (VMO) en el ámbito de Agile y el producto digital emerge como una unidad con el objetivo de maximizar el valor entregado por las iniciativas de productos y proyectos, así como en asegurar que estos esfuerzos estén alineados con la estrategia global de la empresa y los objetivos a largo plazo.

Una VMO basada en el uso de Flight Levels y OKR favorece el >alineamiento y motivación de los equipos porque les da el protagonismo.

La VMO puede coexistir con la Project Management Office (PMO) cuando garantiza la coordinación entre los equipos ágiles y los proyectos a través del nivel 2 de Flight Levels.

Siguiente pasos: nivel 1 de ejecución del trabajo

En el siguiente artículo hablaré de cómo el nivel 1 de Flight Levels, para la gestión del trabajo del equipo, conjuntamente con el uso de las Metas de Producto y Metas de Sprint, fomentan igualmente a favor del alineamiento con la estrategia y la orientación a valor.

Para saber más

¿Quieres recibir más información y recursos de calidad?

¡Sigue a Alex en las redes sociales!

Alex Ballarin

Alex Ballarin es Professional Scrum Master y Business Agility Coach. Además de este blog, publica contenido frecuentemente en las redes sociales

¡Suscríbete a nuestra newsletter mensual!

Cada mes enviamos una newsletter a más de 1.200 personas con contenidos, recursos y ofertas especiales de nuestros cursos. Queremos ofrecer contenido de calidad y sin spam.

Scroll al inicio