Tablero Kanban físico vs electrónico: ventajas y desventajas

La mejor visualización del tablero físico permite ver de un golpe de vista toda la información. Pero también se obtiene a través de múltiples formas de indicar información (posición de la tarjeta en el eje vertical u horizontal, tamaño de la tarjeta, stickers de diferentes formas, rotación de la tarjeta, avatares,…) que se pueden utilizar en los paneles físicos y que no es posible hacer en los tableros electrónicos (o en bastantes de ellos). La interactividad con el tablero Kanban físico es mucho más elevada. No sólo interviene poderosamente el sentido de la vista sino también el kinestésico, con el tacto y movimiento. Los miembros mueven y tocan las tarjetas, comentan de pie el estado, se mueven y se miran bastante entre ellos. Los aspectos anteriores hacen que la participación y colaboración del equipo sea mucho mayor. La configuración y puesta en marcha de un tablero físico es sencilla y rápida. Con unos pocos trazos se pueden establecer configuraciones del tablero complejas que muchas soluciones de tableros Kanban electrónicos ni siquiera pueden realizar (p. ej. carriles con diferentes workflows o columnas divididas para actividades concurrentes o no secuenciales). Finalmente el tablero físico tiene un bajo coste de operación, sin gastos recurrentes (o muy bajos). Todos estos son puntos a favor de la versión no virtual en esta disputa entre tablero Kanban físico vs electrónico.

Inconvenientes del tablero Kanban físico

El tablero Kanban físico tiene una serie de desventajas:

• Un espacio dedicado.
• Posibilidad de alteración no deseada.
• Requiere equipos co-localizados.
• Generación manual de métricas.

El tablero físico requiere que el equipo tenga un espacio dedicado adecuado -especialmente una pared próxima- para las reuniones del equipo, lo cual no siempre es posible en los espacios que albergan la empresa -espacios abiertos o edificios con características peculiares que lo dificulten o impidan-, o para equipos interdepartamentales formados ad hoc para gestionar un proyecto a tiempo parcial. No tener un espacio propio puede llevar a que la información en el tablero sufra una alteración no deseada en un espacio abierto. Alguien que pase por ahí puede hacer caer o juguetear con el tablero y eso tiene las consecuencias que podemos imaginarnos. El tablero Kanban físico requiere, o al menos funciona mucho mejor con, equipos co-localizados. Si hay equipos en diferentes ubicaciones siempre se puede recurrir al sticky buddy, a un compañero que actualiza las tarjetas del equipo que está en otra ubicación en nuestro tablero (y viceversa). Pero esto no deja de tener sus inconvenientes. Otra desventaja del tablero físico es la generación manual de métricas, lo que provoca un mayor coste de elaboración. Si estamos hablando de un pequeño número de ítems finalizados por semana, el esfuerzo de registrarlos en una hoja de cálculo no será muy relevante. Pero si el volumen es mayor, esto se agravará y pueden aparecer errores e inconsistencias, aparte del problema de no tener los datos para el análisis en tiempo real.

Ventajas del tablero Kanban electrónico

El tablero electrónico tiene una serie beneficios:

• No es alterable por terceros.
• Independiente del espacio disponible.
• Mejor colaboración con equipos distribuidos.
• Generación de métricas automática.
• Posibilidad de confidencialidad.

Una gran ventaja del tablero Kanban electrónico es que no es alterable por terceros. No hay que temer que la señora de la limpieza o los participantes de una reunión posterior muevan tarjetas por error. Otra cuestión es que el tablero electrónico es independiente de la disponibilidad de espacio por el equipo. No se necesitan espacios dedicados ni existen los problemas del tablero físico en este aspecto. La colaboración es mejor en equipos distribuidos. Cuando una parte del equipo modifica el estado de un ítem, el resto del equipo -independientemente de donde esté- puede verlo. Y este es un aspecto importante. Por otro lado, la generación de métricas es automática en los tableros Kanban electrónicos así como las capacidades analíticas y de reporting, lo que es un ahorro de tiempo del equipo y un gran aspecto a favor. Finalmente, el tablero electrónico permite la confidencialidad y mantener determinadas actividades fuera de la vista de terceros. Si bien la transparencia es deseable, la opacidad puede tener un valor estratégico en caso de tener que realizar una adquisición, un plan de reestructuración, el lanzamiento de un nuevo producto muy innovador.