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Panel Kanban con límites al WIP

Tiempo medio de lectura: 10 minutos.

En este artículo puedes profundizar en los beneficios de los límites de  WIP (trabajo en curso) en Kanban así como en el significado que esto tiene y cómo hacerlo.

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Aunque puedan no resultar evidentes a primera vista, hay una serie de beneficios de los límites de WIP que resultan de gran calado para aquellos equipos que gestionan con Kanban. En este artículo puedes ver cuáles son y cómo establecerlos.


Qué es el WIP

El WIP es el trabajo en curso dentro de un sistema. El sistema que queremos gestionar recibe peticiones y una vez que las inicia y antes de finalizarlas tiene dentro de si trabajo en curso.

Cómo se muestra el límite de WIP

El límite de WIP se puede mostrar de diferentes formas:

  • Disponiendo slots para las tarjetas en la parte que proceda del tablero.
  • Con un número (normalmente entre paréntesis) en las columnas o carriles.
  • Con un número limitado de fichas disponibles para poner encima de las tarjetas.

Cómo establecer el límite de WIP

En primer lugar hay que elegir en qué parte o partes del sistema es importante limitar el WIP. Éstos se pueden establecer para diferentes partes del sistema:

  • Por fase del workflow o de cada workflow.
  • Por persona o equipo.
  • Por tipo de ítem.
  • Por clase de servicio.
  • Por carril (swimlane).
  • Para varias fases del workflow conjuntamente.

Pero, ¿cuál es el límite de WIP (número máximo de ítems que debemos permitir) para esas partes del sistema?

No existe una fórmula que permita establecer el límite idóneo de WIP. Cada proceso es único y cada organización también. Además, cada organización tiene su propia madurez.

Si el límite de WIP es demasiado bajo, el equipo estará ocioso. Si el límite es demasiado alto habrán ítems ociosos.

Si la organización es inmadura los ítems seguramente estarán sometidos a un número elevado de bloqueos. Por tanto, el límite de WIP de un proceso debe cambiar en el tiempo para ajustarse a la mejora de su capacidad para hacer fluir los ítems.

La forma de hacerlo es experimentar con un límite de WIP y ajustarlo progresivamente para evitar que se pare el flujo o los recursos.

Qué implica limitar el WIP

Limitar el WIP quiere decir que no se dejará que en una parte del sistema -que puede ser un departamento o equipo, una fase o un tipo de ítems concretos- haya más de un determinado número de ítems en curso.

Cuando se limita WIP a, p. ej., 5 ítems en la fase de testing, esto quiere decir si ya hay 5 ítems, no se puede iniciar un sexto ítem hasta que no se acabe uno de los anteriores.

En otras palabras no se puede empezar a trabajar en un ítem adicional hasta que se acabe uno de los que estaban en curso.

Los límites de WIP deben incluir tanto los ítems que una fase o recurso está procesando como aquellos que ha acabado y que están a la espera de ser arrastrados por la fase posterior.

Sin los límites de WIP, se formará una cola ante las fases más lentas, es decir, crecerá el trabajo en curso dentro del sistema. Con él, aumentará el tiempo de entrega ya que los ítems siguientes deberán esperar a que se hayan procesado los anteriores.

Cuando una fase llega a su límite de WIP, esto hará que no pueda arrastrar ítems de las fases anteriores, lo que hará que estas vayan llegando a sus respectivos límites de WIP en cadena hacia arriba.

Así, unos de los beneficios de los límites de WIP es que estos proporcionan un sistema muy efectivo de señales proceso arriba de problemas en el proceso, es decir, para detectar ítems que quedan atascados por motivos diversos como cuellos de botella, dependencias, etc.

Un WIP alto oculta estos problemas. Cuando un ítems está bloqueado se trabaja en otro ítem. Esto, obviamente, provoca la pérdida de productividad típica del cambio de contexto. Con un WIP inferior los bloqueos pueden traducirse en recursos ociosos y en reducción del throughput (ritmo de entrega) lo que tendrá un impacto bien visible. Con esto se pone un fuerte incentivo en la eliminación de los factores que provocan bloqueos.

Y esta detección es un prerrequisito para solucionarlos.

Cuáles son los beneficios de los límites de WIP

Los beneficios de los límites de WIP son muy destacados:

  • Concentra la dedicación disponible en acabar trabajo no en iniciar nuevo.
  • Establece un sistema pull que coordina el ritmo de trabajo del proceso.
  • Reduce el lead time de los ítems.
  • Facilita la colaboración.
  • Introduce slack para la mejora.
  • Facilita la visibilidad de los problemas.
  • Reduce la pérdida de productividad por multitasking.
  • Reduce la sobrecarga del equipo y mejora la motivación y el clima.
  • Reduce la inversión en capital circulante y mejora la rentabilidad.

Mejora el flujo

Al limitar el WIP se reducen los ítems ejecutados en paralelo y se fuerza a centrar la dedicación en finalizar trabajo más que a ir asumiendo nuevos temas entre los cuales dividir las horas de trabajo. Se dejan de empezar nuevos ítems para finalizar los ya iniciados.

Limitar el WIP reduce el número de ítems que están ociosos. Son ítems teóricamente en progreso pero que en la práctica están esperando a que algún recurso esté disponible -es decir, haya dejado de trabajar en otros-, para poder trabajar en ellos. Esto consigue mejorar el flujo.

Implementar un sistema pull

El límite de WIP hace que se transmita una señal proceso arriba para que se inicie o se deje de iniciar el trabajo en nuevas peticiones. Subordina el ritmo de trabajo del sistema al de aquella fase o recurso que se convierta en cuello de botella o sufra bloqueos. Esto permite establecer un sistema pull.

Reducir el lead time

Concentrarse en finalizar trabajo y establecer un sistema pull -que evita que se constituya una cola larga de trabajo en curso delante de la fase que se convierta en cuello de botella- hace que se evite un alargamiento innecesario de los ítems dentro del sistema. En otras palabras, reduce el lead time de entrega.

Si una fase posterior ha llegado a su límite de WIP y las anteriores no, siempre se puede intentar iniciar trabajo que se pueda derivar a otro workflow que no esté bloqueado.

En cambio, si una fase ha llegado a su límite de WIP y la señal se ha transmitido “proceso arriba“, saturando a las fases precedentes, se abren varias posibilidades si los recursos no pueden iniciar nuevo trabajo.

Mejorar la colaboración

La primera es que se facilita la colaboración.

Las fases que no puedan iniciar nuevo trabajo tendrán incentivo en asistir al cuello de botella para ayudarle a sacar trabajo y permitir que los ítems puedan volver a fluir. O si nos encontramos no con la presencia de un cuello de botella sino con que una fase posterior tiene ítems bloqueados por dependencias, los participantes en las fases posteriores pueden ayudar a desbloquear ese trabajo.

¿Qué pasa si las fases posteriores no puedan iniciar nuevos ítems porque las fases posteriores hayan llegado a su límite de WIP y se haya transmitido ese límite de WIP proceso arriba pero no es práctica la colaboración?

Proporcionar tiempo para la mejora

Pues que el límite de WIP introduce una holgura (o slack) para realizar acciones de mejora. Estos recursos, en lugar de descansar,  pueden dedicarse a mejorar la calidad -evitar ítems defectuosos- o  introducir otros tipos de mejoras. Estas mejoras no deben ser simples remiendos. Deben centrarse en las causas raiz para eliminarlas.

La mejora de la calidad es muy importante en un sistema. Si se reduce drásticamente el número de ítems con defectos que pasan a través del sistema y se entregan, no se deberá desviar posteriormente capacidad del sistema a solucionarlos. Aumentará, entonces, el número de ítems conformes para el cliente prestados que el sistema es capaz de entregar (por tanto su throughput).

Mostrar los problemas

Otro aspecto importante es que el límite de WIP facilita visibilizar los problemas. El hecho de que se transmita una señal proceso arriba de que las fases posteriores están saturadas en forma de parada proporciona una indicación inmediata de problemas de flujo en el proceso y eso facilita concentrarse en su resolución.

Aumentar la productividad al reducir el multitasking

El límite de WIP establece un número máximo de ítems en los que trabajar, lo que reduce la pérdida de productividad por cambio de contexto (o multitasking).

Reducir la sobrecarga y mejorar el clima

Al establecer límites de WIP los equipos no se ven sobrecargados. Eso reduce la sensación de indefensión y de agobio y mejora sustancialmente el clima y la motivación.

Esta mejor moral reduce la rotación del personal y la pérdida derivada de productividad al tener que introducir y formar a nuevos empleados en el modus operandi y herramientas de la empresa.

Mejorar el cash flow y la rentabilidad

Finalmente, los límites de WIP tienen un impacto directo sobre las finanzas de la empresa. Al reducir drásticamente el trabajo en curso y el lead time, disminuye la inversión en capital circulante necesaria para sostener un determinado nivel de producción (throughput).

Si se entregan servicios a clientes externos, entregarlos más rápidamente hace que se puedan facturar -y cobrar- antes, mejorando el cash flow.

Pero avanzar la facturación y reducir la inversión en capital circulante ayuda a mejorar la rentabilidad económica.

Limitar el WIP no reduce la capacidad de producción de servicios

Pero, hay una gran pregunta: ¿que una fase tenga que parar de trabajar porque tanto ella como las siguientes han llegado al límite de WIP, no reduce la producción de servicios (throughput)?

Pues no. Porque la capacidad de producción del sistema depende de la fase más lenta, su cuello de botella. Y aunque otros recursos estén dedicados a otros menesteres (p. ej. implantar acciones de mejora), el mencionado cuello de botella está trabajando a su ritmo normal. En otras palabras, la producción del sistema en su conjunto no se ve afectado, únicamente se reduce el WIP en él.

Los beneficios de los límites de WIP son sustanciales pero contraintuitivos

En muchas empresas resulta culturalmente difícil asumir la idea de limitar el WIP, implantar un sistema pull e introducir un cierto slack.

Hacer estos cambios implica pasar de un estilo de dirección que prima la hiperactividad a uno que prima los resultados.

La hiperactividad es fácil de ver.

Y parece un comportamiento heroico y una muestra de  compromiso con la empresa.

Pero limitar el WIP no quiere decir trabajar menos sino trabajar en menos cosas al mismo tiempo. Y eso hace que no se eternicen dentro.

Introducir esos mecanismos, llevan a un ritmo de trabajo más desahogado y más productivo. Con menos problemas causados por la sobresaturación.

Por todos los motivos anteriores, la Dirección de cualquier empresa debería reflexionar sobre la conveniencia de implantar límites de WIP así como un sistema pull a través de un sistema Kanban.

¿Quieres saber más?

Puedes profundizar con nuestro curso de Fundamentos de Kanban.

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