Desata el potencial de tu equipo e involucra a todos los miembros.

Si eres Scrum Master, Agile Coach, facilitador o agente de cambio, sin duda estarás interesado en involucrar y potenciar las ideas de tu equipo. Si lo estás, te recomendamos explorar Liberating Structures.

Estructuras Liberadoras o “Liberating Structures”: desata el potencial de tu equipo e involucra a todos los participantes en tus reuniones.

Si eres Scrum Master, Agile Coach, facilitador o agente de cambio, sin duda estarás interesado en involucrar y potenciar las ideas de tu equipo. Si lo estás, te recomendamos explorar Liberating Structures. Son una magnífica manera de enfocar la interacción grupal que ha cambiado nuestra manera de facilitar nuestros cursos, talleres y eventos de Scrum. En este post explicaré por qué y pondré unos ejemplos.

La manera convencional que utilizamos para comunicarnos, tomar decisiones y generación de ideas en grupos, es simplemente inefectiva.

La comunicación tradicional en grupos no funciona

Estas formas que siempre hemos utilizado para comunicarnos en grupo, tomar decisiones o hacer tormenta de ideas son demasiado estructuradas e inhibidoras con una persona hablando mientras el resto “escucha”- como por ejemplo, presentaciones, meetings de seguimiento y reuniones gestionadas por una persona. O bien, son demasiado caóticas, con muchas personas hablando mientras los demás intentan seguir el ritmo de los habladores- como por ejemplo, tormenta de ideas o discusiones abiertas. Además, las estructuras convencionales de comunicación favorecen a las personas extrovertidas y tienen facilidad para decir lo que piensan, mientras que los más introvertidos se quedan rezagados porque aún están pensando sobre el tema anterior.

Esto es un problema si te interesa involucrar a todo el equipo con su experiencia, pensamientos y perspectiva para resolver problemas, impedimentos, tomar decisiones, compartir conocimiento e innovar. Entonces descubrimos Liberating Structures (gracias a Barry Overeem y Christian Verwijs.

¿Que son las Estructuras Liberadoras o Liberating Structures?

Las Estructuras Liberadoras son una colección de 33 microestructuras que han sido puestas en marcha, refinadas e inventadas por Keith McCandless, Henri Lipmanowicz y un grupo de pioneros. Su propósito es involucrar y desatar la inteligencia de todos, lo cual es esencial en entornos complejos. Cada microestructura aplica 5 elementos para crear un balance óptimo entre involucrar a todos sin perder velocidad, estructura y foco.

“Liberating Structures” son simples y fáciles de aprender, haciendo que sean fáciles de entender y que se extiendan a través de tu organización. Esto es evidente dada su calidad; después de probarlas 1 o 2 veces, la gente se siente cómoda probándolas en cualquier otro contexto. “Liberating Strutures” son “Open source”. No hay programas de certificación, formaciones extensas o evaluaciones.

Liberating Structures están al alcance de cualquiera (open source). No hay certificaciones, ni formaciones extensas, ni evaluaciones

También es importante mencionar que estas Estructuras Liberadoras son abiertas a cualquiera (open source). No hay certificaciones, ni formaciones extensas, ni evaluaciones. Si quieres utilizarlas, tan solo ve a la web liberatingstructures.com, también hay un libro o descárgate la app para Android o Apple (creado por Holisticon).

Encadena varias Estructuras Liberadoras

Puede resultar tentador ver estas estructuras como una caja de herramientas de formatos de facilitación. Aunque son de gran ayuda a su manera, el verdadero poder de Liberating Structures está en encadenar varias juntas para construir, crear y mantener un flujo de interacciones.

En cierto modo, las Estructuras Liberadoras encadenadas son como el flujo de un río donde los participantes navegan a lo largo del cauce. Si eres buen facilitador y una estructura fluye de manera natural en la siguiente, facilitar se convierte en algo fácil mientras se encienden las conversaciones importantes

Algunos ejemplos de Estructuras Liberadoras

1-2-4-ALL

El ejemplo más fácil y más versátil es la microestructura 1-2-4-ALL. Puede utilizarse para reflexionar sobre algo que ha pasado, compartir ideas, presentar soluciones creativas o decidir el siguiente paso.

• Empieza por introducir una situación o un reto que el grupo está encarando.
• 1 minuto: Invitar, individualmente y en silencio, a reflexionar sobre el reto y generar ideas;
• 2 minutos: Invitar a todos a compartir las ideas en parejas, y generar más ideas surgidas de la conversación.
• 4 minutos: Invitar a las parejas a compartir sus ideas con otra pareja (formando cuartetos), y desarrollar las ideas de las parejas. Sugiere a los participantes a prestar atención a similitudes y diferencias;
• 5 minutos: Invita a cada cuarteto a compartir la idea principal o la más importante. Pregunta al grupo qué otros patrones han notado y observado;

Esta microestructura es muy simple y engañosamente potente. Debido a que empezamos individualmente, todo el mundo tiene tiempo de pensar en un problema/situación/reto/duda. Después pasamos al pensamiento en parejas y grupos de 4, provocando que las mejores ideas emerjan del grupo de forma natural. Este es un muy buen ejemplo del tipo de proceso en paralelo que las Estructuras Liberadoras utilizan; en un corto periodo de tiempo podemos generar y examinar cuidadosamente un montón de ideas surgidas del grupo.

1-2-4-ALL es muy versátil y puede utilizarse para encontrar soluciones a problemas en un equipo Scrum durante su Sprint Retrospective, para identificar datos o hechos clave en un Sprint Review, para el refinamiento del Product Backlog o para encontrar diferentes enfoques ante una dificultad técnica.

Un grupo haciendo 1-2-4-ALL

Impromptu Networking (~20 minutes)

Otra microestructura muy simple es Impromptu Networking. Una manera excelente de rápidamente, reunir las observaciones e ideas de un grupo grande de personas:

• Prepara una pregunta que tenga que ver con aquello que estés haciendo. Puede ser algo como “¿Que ha pasado en este Sprint?” o más abiertamente: “¿Qué gran reto traes a esta reunión?”
• Preferiblemente de pie, forma parejas.
• 3 minutos: Presenta la pregunta e invita a las parejas a contestarla;
• 3 minutos: Invita a los participantes a formar nuevas parejas y repite el proceso;
• 3 minutos: Invita a los participantes a formar nuevas parejas y repite el proceso. Comenta que presten atención a similitudes y diferencias o patrones que han observado durante las tres rondas;
• 5 minutos: Invita al grupo entero a compartir observaciones o patrones;

Impromptu Networking es una manera efectiva de transmitir ideas, hacer conexiones personales y desvelar lo importante para el grupo. Te permite hacer una pregunta que te lleva de lleno al tema de la reunión y también prepara al grupo para saber cómo va a ser la sesión. Aún más importante, ayuda a los participantes a pensar en una cosa en varias rondas, de manera que les permite refinar sus propios pensamientos en el tema. Por lo tanto, preparamos al grupo para próximas microestructuras, eventos y conversaciones.

25/10 Crowdsourcing (~30 minutos)

25/10 Crowdsourcing es una fantástica estructura para aprovechar las habilidades y conocimientos de un gran grupo de personas y proponer ideas creativas en un corto periodo de tiempo:

• Lanza la pregunta o el reto para el cual quieras soluciones;
• 5 minutos: Invita a los participantes a escribir en un papel su solución más audaz al reto y el primer paso a seguir. Explica el proceso (esto es importante- esta microestructura puede ser complicada cuando no se explica desde el principio);
• 3 minutos: Invita a todo el grupo a caminar alrededor del espacio, intercambiando los papeles con los demás y en silencio hasta dar la señal de parar (usar campanita o timbre)
• 1 minuto: Invita a los participantes a inspeccionar y revisar lo que está escrito en el papel que se han quedado, y puntuar la idea escrita desde 1 ( la menor puntuación) hasta 5 (la mayor puntuación) detrás del papel;
• 10 minutos: Repetir los dos últimos pasos 4 veces más. Esto significa que cada papel tendrá una puntuación máxima de 25 puntos o una mínima de 5;
• 5 minutos: Invita a los participantes a compartir la idea y acción con una puntuación de 25. Continúa contando hacia atrás hasta que tengas, 10 ideas por ejemplo;

Esta es una manera divertida, dinámica y rápida de filtrar las ideas más importantes de un grupo numeroso. Debido a que tanto la idea como la puntuación son anónimas, todos sienten el mismo nivel de participación. Las mejores ideas surgen al tener mayor puntuación. Hemos utilizado esta estructura para que surjan ideas de cara a componer un Product Backlog, identificando las mayores áreas de mejora. También para seleccionar temas en formato “Open Space”.

25/10 Crowdsourcing en un grupo grande

Troika Consulting (~30 minutos)

Troika consulting es una estructura que utiliza la experiencia y sabiduría de los compañeros de equipo o de grupo para encontrar soluciones a retos personales. Funciona así:

• 1 minuto: Invita a los participantes a pensar e identificar un reto en el que quieran recibir ayuda para solucionarlo. Preferiblemente con este formato “¿Cómo puedo … de tal manera que …. ?”;
• Formar grupos de 3 personas e identificar quién va a hacer el papel de “cliente” en la primera ronda. Los otros dos juegan el papel de “consultores”. Invita a los participantes a sentarse en círculo y cerca;
• 2 minutos: El “cliente” explica el reto personal o formula la pregunta aportando información valiosa sobre el contexto;
• 2 minutos: Los “consultores” preguntan dudas;
• 5 minutos: El “cliente” se la vuelta de tal manera que se queda de espaldas a los consultores. Los “consultores” tienen 5 minutos para generar ideas y sugerencias. Mientras tanto, el “cliente” escucha atentamente y escribe las observaciones que más le pueda aportar. Es importante que el “cliente” permanezca en silencio durante este paso. sin responder tanto verbalmente o no verbalmente;
• 1 minuto: El “cliente” se vuelve a dar la vuelta y comparte las ideas que más le han aportado de toda la experiencia;
• El proceso se repite para cada persona en cada grupo, es decir, se hacen 3 rondas en total;

Troika Consulting funciona muy bien para coaching o ayudar al crecimiento personal. No es necesariamente la calidad de las ideas que funcionan en esta estructura, también el hecho de que dos personas (quizás anónimas) con diferentes perspectivas ofrezcan ayuda, hace que el mismo cliente encuentre su propia solución. Tendemos a poner bloques de hormigón en nuestro camino que nos limitan. Lo que muchas veces ocurre durante Troika Consulting es que la gente se da cuenta de que los bloques de hormigón en el camino no eran tan grandes como creían en un principio y de repente, se ven capaces de superar el reto.

Troika Consulting

Consejos para la facilitación

Hemos estado utilizando “Liberating Structures” desde hace casi un año y hemos cometido errores de facilitación que nos han permitido aprender y refinar la facilitación de las Estructuras Liberadoras. Estas son nuestras lecciones aprendidas:

• Respeta los límites de tiempo. Puede que sea tentador alargar los tiempos. Pero hemos aprendido que es mejor repetir la Estructura si quieres profundizar. Sobre todo en Estructuras como 1-2-4-ALL, Impromptu Networking y Troika Consulting;
• En lugar de marcar estrictamente los tiempos, invita a los participantes a pasar al siguiente paso sutilmente. Por ejemplo, en lugar de decir “El tiempo se ha acabado. Ahora formar parejas de 2”, utiliza algo como “Ahora que hemos empezado a reflexionar, pasemos a formar parejas y continuar”;
• No organices las parejas y grupos en nombre de los participantes, pero deja que se auto-organicen. Es perfectamente aceptable hace Impromptu Networking con varias parejas y un grupo de 3, por ejemplo;
• Facilitar Liberating Structures es muy divertido, pero requiere mucha energía y atención. No facilites a grupos grandes solo. Crea un equipo de facilitación. Este equipo trabajará para facilitar el evento y diseñar el contenido.;
• Las mejores invitaciones para Liberating Structures son especialmente ambiguas. Tal y como proponemos, “¿Qué ha sido lo bueno, lo malo y lo sorprendente de [X]?” evoca más caminos para la conversación y permite más creatividad que solo “¿Qué te ha gustado de [Y]? Otro ejemplo es preguntar: “¿Qué a disparado tu interés, llamado tu atención o hacerte pensar?” en lugar de “¿Qué puedes destacar?”

¿Quiere saber más sobre Liberating Structures?

Entra en www.liberatingstructures.com y visita el menú de Estructuras Liberadoras. Hemos escrito varios artículos sobre diferentes estructuras, focalizándonos en su aplicación dentro de Scrum y equipos Agile:

• Descubre los habilitadores del éxito local con Appreciative Interviews
• Descubre el propósito fundamental de tu equipo u organización con Nine Whys
• Comparte ideas novedosas con Shift & Share
• Crea espacio para la innovación con TRIZ
• Utiliza Min Specs para ayudar a descubrir lo que es absolutamente esencial
• Desata conocimiento local con UX Fishbowl
• Crea un entendimiento común con What, So What, Now What
• Dispara la bola de nieve del cambio con 15% Solutions

Haznos saber vuestras experiencias con Liberating Structures. Siempre estamos dispuestos a ayudar (como en nuestra comunidad de práctica de Barcelona). Y sobre todo, disfruta de las magníficas conversaciones que vas a tener.

Si quieres saber más sobre Liberating Structures o experimentar un buen número de ellas en primera persona, ven al Meetup de Liberating Structures Barcelona el próximo 8 de abril (gratuito).