En este artículo explico como los OKR (Objectives and Key Results) solucionan problemas de las empresas relacionados con la estrategia, las operaciones y las personas.
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A veces la mejor manera de explicar los métodos o herramientas es identificar los problemas que solucionan. Por eso este artículo describe cómo los OKR ayudan a solucionar algunos problemas habituales de las empresas.
Vamos a clasificarlos en tres tipos: problemas en la estrategia, las operaciones y las personas.
Para entender este artículo te recomiendo leer antes ¿Qué son los OKR y cómo adoptarlos? y Los roles en OKR.
Problemas con la estrategia
Como se define y despliega tradicionalmente la estrategia
La estrategia consiste en las decisiones clave de cómo la organización va a proporcionar valor a sus clientes con sus productos y servicios.
Tradicionalmente la Dirección de las empresas analiza los cambios en el mercado, los datos de los clientes y el feedback de los equipos para decidir en qué iniciativas invertir.
Estas iniciativas definen un caso de negocio, que detalla los cambios en los productos, servicios y la manera de producirlos, junto con el retorno de la inversión (ROI) esperado.
Posteriormente estas iniciativas suelen planificarse anualmente y controlarse mediante una oficina de proyectos (PMO).
Pero este enfoque tiene una serie de riesgos habituales. Vamos a ver cómo se solucionan con los Objectives and Key Results (OKRs).
Problema 1: Iniciativas que no producen los resultados esperados
Imagina un gimnasio, de nombre GymTonic, que quiere mejorar la asistencia de sus clientes para que no se den de baja por no utilizarlo. Para eso lanza la iniciativa de crear GymApp, una App de clientes, que pretende facilitar las reservas de las sesiones y la asistencia con amigos.
Podemos invertir en un proyecto que defina las características de GymApp, construya la aplicación, y luego comprobar si ha subido la asistencia a las clases. ¿Pero cómo comprobamos si la iniciativa ha cumplido con sus objetivos?
En cambio, los OKR facilitan que la Dirección y los equipos definan conjuntamente:
- Objetivo: desarrollar una funcionalidad de reservas en GymApp para aumentar la asistencia a las clases.
- KR1: uso de la funcionalidad de reservas de GymApp.
- KR2: aumentar las reservas con GymApp.
- KR3: mejorar la asistencia a las clases reservadas vía GymApp.
Así se pueden desarrollar las funcionalidades, p.e. en Sprints de 2 semanas de Scrum, enfocando cada Sprint en un resultado clave (KR) concreto, y comprobar rápidamente si esta iniciativa contribuye a la estrategia.
Si los resultados son negativos, se puede analizar si la estrategia contenía asunciones erróneas, o si la implementación de la iniciativa necesita cambiar para alcanzar sus objetivos.
Problema 2: Avance lento hacia las metas
En las iniciativas que se realizan como un proyecto convencional tenemos riesgos que pueden retrasar conseguir los objetivos, p.e.:
- Las funcionalidades se entregan al final del proyecto.
- Si la estrategia o su implementación es incorrecta nos enteramos al final.
- La falta de alineamiento entre la visión de los diferentes participantes en el proyecto puede hacer que las carencias para conseguir los objetivos se identifiquen tarde.
¿Cómo ayudan los OKR a conseguir antes las metas? De varias maneras:
- Los OKR definidos por la Dirección dejan claros los objetivos y los resultados clave a obtener por los equipos.
- El ciclo de los OKR permite comprobar frecuentemente (cada semana o dos) si el trabajo de los equipos está contribuyendo a los OKR de equipo o de la empresa.
- Y si los equipos no están avanzando hacia las metas pueden identificar pronto las acciones correctivas para reorientar su rumbo.
Continuando con el ejemplo de estrategia de usar GymApp para aumentar la asistencia a las clases, un proyecto tradicional de entrega de una App puede tardar meses.
Incluso si el proyecto se entrega por Sprints cada pocas semanas, tendremos la certeza que se entregan las funcionalidades, pero no tanto del impacto de éstas en los resultados que busca la estrategia.
Sin embargo, cuando se usan los OKR combinados con el desarrollo ágil por Sprints, cada pocas semanas mediremos el resultado de las funcionalidades entregadas en los resultados clave, pudiendo corregir aquellas cosas que no funcionen.
- KR1: ¿se está usando la funcionalidad de reservas?
- KR2: ¿están aumentando las reservas?
- KR3: ¿está mejorando la asistencia a las clases reservadas?
Problema 3: Desalineación de los equipos con los objetivos
Retomando el ejemplo de GymTonic, una organización tradicional del gimnasio basada en departamentos puede facilitar una falta de alineación en los objetivos.
Aunque la Dirección desarrolle conjuntamente la estrategia y sus iniciativas, cuando los departamentos las ejecutan, sus equipos pueden centrarse en entregar el alcance y perder de vista sus objetivos.
Y además, al realizarlas por separado, pueden también perder la oportunidad de buscar sinergias entre ellas.
¿Cómo ayudan los OKR a alinear a los equipos con los objetivos? De varias maneras:
- Todos los OKR de la empresa y de los equipos son públicos, y así se pueden identificar objetivos desalineados o contradictorios.
- En los eventos de definición de OKR por parte de los equipos, se alinean los diferentes OKR y se identifican dependencias entre los equipos.
- En los seguimientos periódicos de seguimiento (check-in) se pueden detectar si los KR obtenidos no están contribuyendo a los OKR superiores, o si los equipos no están trabajando conjuntamente.
En el caso de GymApp, posiblemente el equipo de desarrollo haya entregado las funcionalidades pero los equipos de entrenadores, márketing o de recepción no están haciendo suficiente promoción.
Así pues, si en los check-in se ve que no aumentan las reservas (KR1) se puede buscar el motivo entre los equipos implicados.
Problema 4: Poca innovación
Aunque es un problema amplio y complejo, la falta de innovación en las organizaciones puede tener causas como:
- Se reparte el presupuesto entre demasiados objetivos y se ejecutan iniciativas con poco impacto.
- Se persiguen demasiadas iniciativas a la vez y se pierde el foco, por lo que no se entregan todas, o se entregan sin cumplir todos sus objetivos.
- Se evita apostar por objetivos ambiciosos, porque frecuentemente su consecución está ligada a las recompensas.
¿Cómo ayudan los OKR a generar más innovación en las organizaciones? De varias maneras:
- Se limitan los OKR a nivel organizativo, por lo que se reduce el número de iniciativas que se lanzan y por tanto, se aumenta el foco.
- Los OKR tienen como características marcar objetivos ambiciosos y desligarlos de la retribución, por lo que se quita el miedo a los equipos a salirse de su zona de confort.
- Los OKR son públicos, tanto en su definición como en sus resultados. Por ello permite aprender de manera frecuente de los errores y generar iniciativas más efectivas e innovadoras.
Problemas con las operaciones
Una organización que ejecuta su estrategia usando un enfoque de cartera de proyectos y oficina de proyectos suele tener retos habituales para alcanzar sus objetivos de manera eficiente, p.e.:
- Visibilidad reducida
- Dependencias y esfuerzos descoordinados
- Gestión ineficaz del tiempo y recursos
Vamos a ver cómo se solucionan con los Objectives and Key Results (OKRs).
Problema 5: visibilidad reducida y esfuerzos descoordinados
Los proyectos suelen tener un caso de negocio que define sus objetivos y beneficios esperados, así como un acta de constitución para identificar los actores que deben colaborar en su realización.
Aunque el jefe de proyecto tiene una buena visión de la realización del trabajo por parte del equipo y de las dependencias con los actores externos, es más difícil que las demás personas tengan una buena visibilidad.
De manera similar, aunque la PMO tiene el control del estado de los proyectos, los equipos implicados tienen poca o nula visibilidad del resto de las iniciativas.
¿Cómo ayudan los OKR a mejorar la visibilidad de los equipos? De varias maneras:
- Dentro del equipo, los OKR y sus revisiones periódicas (check-in) facilitan la visibilidad compartida dentro del equipo respecto al trabajo y a sus objetivos.
- La transparencia de los OKR permiten conocer los OKR de los todos equipos, y como las iniciativas en las que trabajan contribuyen a los OKR globales, tanto durante su definición como en su ejecución.
Volviendo al ejemplo de GymTonic, podríamos tener un ejemplo donde la organización pretende mejorar la satisfacción de los clientes mediante mejoras en las reservas vía web y vía GymApp.
En un modelo de PMO, podría darse el caso que ambos equipos se enfoquen en buscar mejoras en sus aplicaciones sin tener en cuenta la experiencia global del cliente, ni las dependencias o sinergias entre los equipos.
Con los OKR, ambos equipos deberían compartir el objetivo de mejorar la satisfacción del cliente con las reservas y cada equipo podría contribuir con su trabajo a KRs comunes o diferentes.
Problema 6: Dependencias entre equipos, y con roles externos
En casi cualquier organización, especialmente las de tamaño medio o grande, existen dependencias a la hora de desarrollar y operar los productos o servicios.
En el ejemplo de GymTonic, para mejorar la satisfacción de los clientes con las reservas y las actividades puede ser necesaria la participación de varios equipos y departamentos como:
- El equipo de GymApp que desarrolle funciones para automatizar las reservas.
- El equipo de márketing y atención al cliente para identificar necesidades de los clientes.
- El equipo de entrenadores para entender cómo hacer las clases más atractivas.
En el caso de tener una organización orientada a proyectos y con una PMO, las dependencias con los equipos del proyecto pueden ser más difíciles de tratar. Uno de los problemas típicos es el doble reporte de las personas hacia el proyecto y hacia su departamento.
¿Cómo mejoran los OKRs las dependencias entre equipos?
Fundamentalmente, haciendo los mismos OKRs comunes para todos los equipos implicados, de manera que se reducen los conflictos de prioridades.
Así pues, si queremos definir este OKR:
Objetivo: mejorar la asistencia a las clases dirigidas.
- KR3: ¿está mejorando la asistencia a las clases reservadas?
Tendrán que participar en la definición de este OKR representantes de los diferentes equipos implicados, y tanto a la hora de definir las acciones propias de cada equipo como a la hora de coordinarse, tendrán que hacerlo de manera conjunta.
Problema 7: Gestión ineficaz del tiempo y de los recursos
En muchas organizaciones el trabajo de los equipos es poco eficaz y eficiente por diferentes factores, como:
- Prioridades cambiantes por poco alineamiento entre la estrategia, la demanda y la planificación del trabajo.
- Trabajo en demasiadas iniciativas simultáneas que reducen el foco y crean disrupción.
- Muchas dependencias entre equipos que colaboran en iniciativas u objetivos estratégicos.
Estos y otros factores crean una variabilidad externa a los equipos que les dificulta concentrarse en las prioridades y trabajar de una manera eficiente.
¿Cómo mejoran los OKRs la gestión del tiempo y de los recursos en los equipos?
En primer lugar, los OKR permiten a los equipos entender mejor las prioridades de la organización y planificar su trabajo de una manera más efectiva.
Las definiciones anuales y trimestrales de los OKR permiten anticipar dónde estarán las dependencias y cómo afrontarlas, en forma de colaboración entre equipos, de decidir cómo repartirse el trabajo o como formar a sus miembros.
Utilizando modelos complementarios como Flight Levels, se puede operacionalizar la gestión de las prioridades. Encontrarás más información en estos artículos:
- Cómo definir la estrategia con OKR y Flight Levels.
- Cómo ejecutar la estrategia con OKR y Flight Levels.
Además, OKR requiere medir el resultado del trabajo de los equipos de manera semanal o quincenal. Esto clarifica las prioridades del equipo y el reparto de tareas, por lo que se optimiza el uso del tiempo.
El uso de Scrum para trabajar en las metas de OKR puede ser muy útil para gestionar las prioridades y la dedicación del equipo. Verás como hacerlo en el artículo Ejecutar una estrategia ágil con las metas de Scrum.
Problemas con las personas
Al final, todo depende de las personas. Como dice Patrick Lencioni:
“Ni las finanzas, ni la estrategia ni la tecnología. Es el verdadero trabajo en equipo que proporciona la ventaja competitiva definitiva, porque es tan potente y tan escaso”.
Además de ayudar a definir y ejecutar mejor las estrategias, los OKR mitigan algunos de los problemas frecuentes con las personas en las organizaciones. Hablaré de tres problemas en concreto:
- Falta de compromiso
- Baja motivación
- Evaluación del desempeño subjetiva
Problema 8: Falta de motivación
Las personas a las que les gusta el trabajo de desarrollo de productos suelen estar motivadas por naturaleza, aunque pueden perder esta motivación porque el objetivo del trabajo sea poco atractivo o porque el entorno haga el trabajo difícil o desagradable.
Los problemas que hemos identificado hasta ahora hacen el trabajo poco motivador, como las iniciativas que no produzcan resultados, que el avance sea lento, o que haya descoordinación.
Pero un motivo adicional y muy poderoso es no saber para que se trabaja.
¿Cómo mejoran los OKRs la motivación?
En las secciones anteriores del artículo hemos visto como los OKR pueden solucionar muchos de los problemas relacionados con la ejecución de la estrategia y con la gestión del trabajo (operaciones).
La ventaja adicional que quería destacar es una visión clara del propósito de los equipos, o de los resultados que genera su trabajo.
Los OKR fomentan que las personas del equipo participen en la definición de los objetivos y resultados clave, tanto a nivel organizativo como los propios de los equipos.
Para eso tenemos los eventos de definición y de alineamiento. Además, los eventos periódicos de seguimiento (check-in), de revisión y de retrospectiva siguen dando visibilidad a los equipos del propósito del equipo y de los resultados obtenidos.
Problema 9: Falta de compromiso
Aunque las personas estén motivadas, si perciben que es difícil que se obtengan los resultados debidos a problemas organizativos que están fuera de su alcance, es normal que no se comprometan con los resultados.
¿Cómo mejoran los OKRs el compromiso?
Como hemos visto en las secciones anteriores, los OKR ayudan a mejorar la consecución de resultados por un mejor alineamiento entre estrategia y equipos (alineamiento vertical), y entre los equipos de trabajo y demás equipos y roles implicados (alineamiento horizontal).
Además, los equipos tienen más capacidad de comprometerse con resultados que creen que pueden obtener, y al estar desligados los OKRs de las evaluaciones de desempeño, no deberían tener miedo de comprometerse.
Problema 10: Evaluación del desempeño orientada a resultados
Y el último problema que trataremos será que la evaluación del desempeño de las personas esté bien orientada a la obtención de resultados relevantes.
A menudo no se alinea bien la evaluación del desempeño con los resultados por razones como:
- Los objetivos asignados a la persona están fuera de su alcance o son demasiado difíciles de alcanzar.
- Los objetivos asignados a la persona no orientan a los resultados que espera la empresa.
- Y lo peor son en ocasiones donde los objetivos se deben a razones de política interna.
¿Cómo mejoran los OKRs la evaluación del desempeño?
Los OKR dan más protagonismo a las personas en la definición de los objetivos y resultados clave, y se mejora el alineamiento de los OKR con la estrategia.
Aunque sería sencillo asociar estos OKR a la evaluación del desempeño, se caería en el riesgo de que los equipos definiesen OKR poco ambiciosos para no arriesgar las recompensas ligadas a la obtención de dichos resultados.
Una práctica recomendada es ligar la evaluación del desempeño tanto a la ambición de los OKR definidos como a la calidad del trabajo destinado a su obtención.
Como además los OKR se definen y evalúan trimestralmente, y los equipos tienen la posibilidad de tomar acciones correctivas semanal o quincenalmente, las evaluaciones del desempeño son más frecuentes y objetivas.
Esto no solo ayuda a que cumplan con su objetivo de orientar a las personas a la obtención de resultados, sino que también ayuda con el desarrollo profesional de las personas por parte de sus managers.
Reflexión y acción
Quería plantearte unas preguntas para que identifiques ideas concretas para aplicar en tu organización.
- ¿Cuáles se estos problemas que hemos revisado crees que se dan en tu organización?
- ¿Crees que los OKR podrían ayudar en estos problemas?
- ¿Podrías poner en marcha alguna de estas ideas en los próximos meses?
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